Delegowanie kierowców 2022. Jak działa?
Ze względu na przepisy pakietu mobilności, przewoźnicy poprzez portal do delegowania kierowców, połączony z IMI, mogą wymieniać się informacjami administracyjnymi niezależnie od kraju, z którego pochodzą. Platforma nie powstała jednak tylko w celu rejestracji kierowców delegowanych do kabotażu i cross-trade. Warto zaznaczyć, że system IMI działa już od kilku lat i służy różnym gałęziom administracji.
Od 2 lutego br. zawarte w nim dane ułatwiają również kontrolę tego, czy pracodawcy faktycznie wypłacają pracownikom delegowanym stawki, obowiązujące w poszczególnych krajach na trasie przewozu. Choć system do zgłaszania kierowców, powiązany z IMI jest stosunkowo łatwy, trzeba zwrócić uwagę na kilka punktów, aby uniknąć pomyłek w procesie rejestracji kierowców.
Rejestracja w IMI a postingdeclaration.eu – na czym polega różnica?
Liczne wzmianki o platformie IMI w mediach mogły wywołać błędne wrażenie, że właśnie do tego systemu muszą logować się przewoźnicy, wykonujący transport międzynarodowy. W rzeczywistości firmy branży TSL muszą zalogować się na platformę postingdeclaration.eu, która jest ściśle powiązana z IMI, żeby oddelegować pracownika za granicę.
Podstawowa różnica między tymi dwoma serwisami polega na tym, że są to platformy skierowane do dwóch różnych odbiorców. Przedsiębiorca musi najpierw oddelegować pracownika przez postingdeclaration.eu, aby urzędnicy z odpowiedniego kraju zobaczyli dokument delegacji – komentuje Bartłomiej Zgudziak, Ekspert ds. Analiz i Rozliczeń, Grupa Inelo.
Oddelegowanie pracownika za granicę – czy zawsze?
W przypadku kabotażu i cross-trade wystawianie delegacji jest obowiązkowe dla krajów Unii Europejskiej. Eksperci zwracają uwagę, że jedynym wyjątkiem w systemie jest Francja. W tym państwie nadal obowiązuje dotychczasowa deklaracja SIPSI, która dotyczy przedsiębiorców, korzystających z usług agencji zatrudnienia. Wówczas konieczność oddelegowania pracownika, wykonującego przejazd kabotażowy lub cross-trade, nie spoczywa na firmie transportowej, a na agencji, która musi zarejestrować delegację w systemie SIPSI i dostarczyć kierowcy niezbędne dokumenty.
Forma zatrudnienia kierowcy – która opcja jest lepsza?
Podczas uzupełniania deklaracji, przedsiębiorcy są zobowiązani do podania danych umowy swojego kierowcy. Zdaniem ekspertów Inelo, oddelegowanie pracownika za granicę jest możliwe tylko w przypadku współpracy w oparciu o umowę o pracę. Z formalnego punktu widzenia, delegacja na kabotaż lub cross-trade nie ma umocowania prawnego w sytuacji zleceń czy kierowców samozatrudnionych.
Jeśli regularnie współpracujemy z kierowcą na zleceniu, to ryzykujemy, że w pewnym momencie odpowiednie organy zakwestionują tę formę umowy. Warto rozważyć, że zatrudnienie na umowę o pracę daje większe możliwości ulg na ZUS i PIT w przypadku np. umowy zlecenie możemy skorzystać tylko z ulg na ZUS – dodaje Bartłomiej Zgudziak, Grupa Inelo.
Niezbędne dokumenty w transporcie międzynarodowym
Dokumenty, które zobowiązany jest mieć ze sobą kierowca w formie elektronicznej lub papierowej pod-czas operacji kabotażowych lub cross-trade, to duplikaty zgłoszeń delegowania, złożone za pośrednictwem systemu IMI. Należy wziąć ze sobą również wypełniony międzynarodowy list przewozowy (CMR) oraz zapisy z tachografu.
Przepisy pakietu mobilności wskazują, jakie dokumenty pracownik delegowany powinien mieć w pojeździe. Przewoźnik może zostać wezwany do przedstawienia dodatkowych dokumentów w postaci np. paska wynagrodzenia, dowodu wypłaty pensji albo umowy, ale będzie się to działo jedynie za pośrednictwem platformy do wystawiania delegowania – mówi Bartłomiej Zgudziak i dodaje, że ustawowo czas na wykonanie tej czynności to w tym przypadku 8 tygodni.
Kto kontroluje pracowników delegowanych?
Tu przepisy są wyjątkowo skomplikowane. W każdym kraju członkowskim to inny organ ma prawo skontrolować kierowcę pod kątem posiadania deklaracji delegowania. W Niemczech jest to Urząd Celny, w Austrii tamtejsza Policja Finansowa a, we Francji komórka, której zakres działania można porównać do Państwowej Inspekcji Pracy. W zależności od kraju inna jest też kwota mandatów.
Kara za brak zgłoszenia w Austrii waha się od 1 tys. do 5 tys. euro, we Francji jest to 750 euro, a w Niemczech kwota ta dochodzi nawet do 30 tys. euro. Uśredniając, można przyjąć, że wysokość przeciętnego mandatu to około 1 tys. euro, co przy efekcie skali, dobrze znanym w transporcie międzynarodowym, może być poważnym finansowym obciążeniem – podsumowuje Bartłomiej Zgudziak.
Źródło: Materiały prasowe Inelo