Jak stworzyć idealne car policy?

Przedstawione w niniejszej publikacji zasady stanowią tylko modelowe przykłady, mogące być modyfikowane, w zależności od profilu firmy, branży, wielkości floty, bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa, sygnałów z rynku motoryzacyjnego, itp.

Po co komu polityka flotowa?

Car policy czyli „po naszemu” polityka flotowa to w skrócie ujmując zbiór zasad i przepisów normujących w firmie przyznawanie i eksploatację samochodów służbowych. Ktoś może spytać po co wprowadzać te regulacje? Powodów jest wiele. Przede wszystkim uporządkowanie wszelkich procedur i uniknięcie nieporozumień powodujących w następstwie szkody finansowe dla przedsiębiorstwa.

Zobacz też: Samochód służbowy - korzyści i obowiązki

Jedną z misji opiekuna floty jest zapewnienie użytkownikom maksymalnego bezpieczeństwa. Dobrze skodyfikowany dokument ma w tym pomóc. Poza tym będzie on miał wielki wpływ na optymalizację kosztów użytkowania pojazdów jak i dbałość o wizerunek przedsiębiorstwa, bo przecież samochód to wizytówka wielu podmiotów gospodarczych. Dodajmy do tego dbałość o przestrzeganie obowiązującego prawa, środowiska naturalnego, itp.

Dokument powinna przygotować osoba mająca w swoich obowiązkach opiekę nad pojazdami służbowymi, ale przy współpracy z działem finansowym, HR, działami sprzedaży, księgowości, nawet zarządem, szczególnie w przypadku małych firm. Które podmioty gospodarcze powinny mieć car policy? Poza jednoosobowymi działalnościami praktycznie wszystkie!

Zobacz też: Samochód służbowy, a urlop

Jak stworzyć idealne car policy - określ komu przysługuje samochód

W polityce flotowej trzeba koniecznie określić kto może otrzymać auto służbowe i przez kogo ono może zostać przyznane. Warto zawrzeć zasady dotyczące wyboru marek, modeli, jednostek napędowych, wersji nadwozia oraz wyposażenia. Jeśli firma zdecyduje się zastosować limit przebiegu (kilometry/litry/dana kwota na miesiąc), też trzeba o tym poinformować użytkownika. Określamy również planowaną długość eksploatacji pojazdów (wiek, przebieg), a także zasady zakupu nowych aut. Kwestie, jakie elementy należy brać pod uwagę przy decyzji, czy przedsiębiorstwo będzie jeździć trzy czy pięć lat, z przebiegiem 100 000/200 000 kilometrów, jakie auta zostaną zakupione, itp. – to temat na zupełnie inny artykuł.

Zobacz też: Monitoring pojazdów GPS - na czym polega i jakie daje korzyści?

Teoretycznie jednym z głównych warunków jest podpisanie umowy o pracę. Ale w wielu przedsiębiorstwach pojazdy otrzymują również pracownicy kontraktowi, w tym osoby piastujące wysokiej rangi stanowiska menedżerskie, jak i... pracownicy „zatrudnieni”, jako jednoosobowe podmioty gospodarcze. Zwykle na dane stanowisko przypada określony pojazd lub określone zasady jego wyboru.

Niezależnie od tego, warto za każdym razem sprawdzać ważność prawa jazdy oraz w razie potrzeby dodatkowe dokumenty wymagane dla danego typu przewozów (autobusy, samochody ciężarowe). Idealne rozwiązanie stanowi przeprowadzenie i zaliczenie przez kierowcę testu umiejętności prowadzenia pojazdu, co jednak w przypadku flot ogólnopolskich jest trudne (co nie znaczy, że niemożliwe) do zrealizowania. Do tego dochodzi zaświadczenie lekarskie (psychotechnika), zaliczone szkolenie BHP oraz w razie konieczności zaświadczenie lekarskie dla osób wracających do pracy po wypadku. O tym wszystkim oczywiście warto napisać w polityce flotowej.

Zobacz też: Analiza szkodowości floty

Jak stworzyć idealne car policy - wydanie i zwrot samochodu

Procedura wydania i zwrotu pojazdu w polityce flotowej powinna zawierać określenie miejsca i czasu, w którym to następuje. Idealny stan następuje, gdy menedżer floty może uczestniczyć bezpośrednio, lecz nie zawsze jest to możliwe. Istotną rolę czasem odegra klauzula: „pracownik jest zobowiązany zwrócić samochód na każde wezwanie pracodawcy w terminie i miejscu przez niego wskazanym”. O tym w jak sposób użytkownik musi przygotować samochód informujemy w jednej z ramek.

Jak stworzyć idealne car policy - rozliczenia przejazdów prywatnych

Czyli określamy cele służbowe, do jakich służy pojazd, zasady rozliczenia przejazdów prywatnych jeśli jest na to zezwolenie, kto może korzystać z auta (tutaj nierzadko potrzeba akceptacji firmy wynajmującej samochód\leasingowej). Koniecznie trzeba określić zakres terytorialny użytkowania środka lokomocji (Polska, Europa, wyłączenia), kilometrażowy limit przebiegu samochodu w całym cyklu użytkowania (bo przecież przed jego przekroczeniem zamierzamy auto sprzedać). Warto poinformować o prowadzonej ewidencji przebiegu oraz ograniczeniach typu holowanie innych pojazdów, uczestnictwo w rajdach, przewożenie ładunków niebezpiecznych, przewożenie przygodnych pasażerów, palenie tytoniu w aucie, itp. Poza tym w dobrym tonie będzie, jeśli poinformujemy użytkownika o możliwości zainstalowania systemów monitoringu (GPS).

Zobacz też: Jak poprawić funkcjonowanie polityki flotowej?

Jak stworzyć idealne car policy - obsługa techniczna samochodu

Kierowca ma obowiązek użytkować pojazd zgodnie z obowiązującymi przepisami ze szczególnym uwzględnieniem kodeksu drogowego: przestrzeganiem limitów prędkości, zachowaniem trzeźwości, jazdy w zapiętych pasach bezpieczeństwa, itp. Można także wpisać do car policy zakaz rozmów przez telefon w czasie jazdy lub obowiązek korzystania z zestawów głośnomówiących (pamiętajmy tutaj o protokole zdawczo-odbiorczym tego urządzenia). Prowadzący auto odpowiada za zabezpieczenie przewożonych przedmiotów/ładunków oraz za „transportowane” osoby. Przydatna będzie zapewne adnotacja o zakazie umieszczania na pojeździe naklejek, symboli emblematów bez zgody firmy. W tym punkcie trzeba tutaj również uwzględnić flotowe zasady korporacyjne występujące szczególnie w dużych podmiotach międzynarodowych.

Osoba korzystająca z samochodu zobowiązuje się do użytkowanie go zgodnie z zaleceniami zawartymi w instrukcji oraz zaleceniami dotyczącymi obsługi technicznej. Pracownik jest odpowiedzialny za przestrzeganie terminów przeglądów (zalecana tolerancja +/-500 kilometrów. Za niewykonanie przeglądu technicznego we właściwym terminie kierowca powinien ponieść odpowiedzialność związaną z kosztami wynikającymi z powodu nieprzestrzegania umowy gwarancyjnej (plus ewentualnie kara finansowa z tytułu utraty wartości auta z powodu utraty gwarancji).

Zobacz też: Car Fleet Management - dlaczego warto skorzystać z usługi CFM?

Jak stworzyć idealne car policy - kiedy odbierać samochody

Kolejny dopisek warto poczynić, kiedy pracownikowi zostanie odebrana możliwość korzystania z samochodu. Może to być na przykład umyślna szkoda, notoryczne powodowanie wypadków, utrata prawa jazdy, itp. Informacja o tym powinna trafić do bezpośredniego przełożonego kierowcy. Ważna adnotacja dotyczy faktu, że: „pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody na skutek nie poinformowania menedżera floty i swojego przełożonego o złym stanie technicznym pojazdu”.

Ponadto pracownik zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania firmy o utracie dokumentów niezbędnych do użytkowania pojazdu (prawo jazdy, ale i dowód rejestracyjny) oraz kluczyków i o okolicznościach, które zgodnie z prawem uniemożliwiają lub mają wpływ na prowadzenie pojazdów. Ponosi także wszelkie konsekwencje związane z naruszeniem prawa - firma nie angażuje się w ewentualne spory prawne zatrudnionego. Jeszce jedno. Jeśli stan samochodu zagraża bezpieczeństwu kierowcy nie ma on prawa użytkować samochodu.

Zobacz też: Zakłócanie sygnału GPS i GSM w służbowym samochodzie

Jak stworzyć idealne car policy - serwisowanie samochodów

Niezwykle ważną rolę w funkcjonowaniu parku maszyn odgrywa serwisowanie. W car policy warto więc zamieścić informacje o zasadach zgłaszania i umawiania przeglądów. Zazwyczaj odpowiada za to pracownik, który musi poinformować zarządcę samochodami o planowanym przeglądzie oraz zgłosić zakres ewentualnych dodatkowych napraw, by menedżer mógł je zautoryzować. Przydatne będą także wiadomości o tym, do których serwisów i w jakich godzinach można się udać w razie awarii.

Czynnościom serwisowym podlega także ogumienie. Polityka flotowa powinna więc zawierać informacje o punktach lub sieci obsługującej naszą firmę, zasady umawiania wizyt i co niezwykle ważne: określenie nieprzekraczalnego terminu wymiany opon na letnie/zimowe wraz z odpowiedzialnością materialną pracownika za niewykonanie wymiany we wskazanej dacie. Zakup nowych opon autoryzuje zazwyczaj administrator floty, dział zakupów lub właściciel przedsiębiorstwa. Niezbędne jest również wskazanie zakresu odpowiedzialności pracownika za uszkodzenie opon z jego winy. Zarządca autami powinien być bowiem szczególnie wyczulony na usterki związane z wjeżdżaniem pod wysokie krawężniki czy jazdę na uszkodzonym ogumieniu. Kierowca ma bowiem obowiązek kontrolowania stanu opon i zgłaszania flotowcowi, jeśli coś budzi niepokój użytkownika.

Zobacz też: Umowa leasingu – co powinna zawierać?

Jak stworzyć idealne car policy - procedura postępowania w razie wypadku

Ważny punkt polityki flotowej dotyczy sytuacji, gdy dojdzie do kolizji lub wypadku. Warto określić stosowne różnice między tymi zdarzeniami oraz podać procedury postępowania: wezwanie policji (względnie spisanie danych sprawcy, pojazdu, którym jechał sprawca, dane polisy), pogotowia, udzielenie pomocy poszkodowanym, zawiadomienie pracodawcy/przełożonego, właściciela pojazdu (CFM, leasing), spisanie danych świadków zdarzenia, wykonanie dokumentacji fotograficznej, itp. Dobre rozwiązanie stanowi załączenie specjalnego druku: „Oświadczenie o winie sprawcy” - dostaniemy go na przykład od naszego ubezpieczyciela. Pracownik wypełniając wszelkie oświadczenia lub prosząc o to osoby trzecie, musi pamiętać o podpisach pod nimi wraz z datą.

Car policy powinno także zawierać odpowiedzialność materialną pracownika z tytułu powstania szkody komunikacyjnej z jego winy. Rozwiązań jest w tym zakresie wiele: kara procentowa do wysokości kwoty netto szkody, kwotowo za szkodę do maksymalnej wartości szkody, narastająco (więcej szkód – większa odpowiedzialność), odebranie premii, itp.

Pracownik jednak zawsze ma prawo do podania swoich okoliczności zdarzenia co może mieć wpływ na podjęcie decyzji (rozłożenie kwoty na raty, zmniejszenie kwoty). Polecamy stosowanie odpowiedzialności materialnej tylko w przypadku bezspornej winy kierowcy, ale być w tym konsekwentnym. Ważny element stanowi zapis dotyczący ponoszenia kosztów przez kierowcę za szkody parkingowe niezgłoszone na policję lub menedżerowi floty.

Zobacz też: Raty leasingowe - konsekwencje, gdy nie zapłacisz

Jak stworzyć idealne car policy - obowiązki pracownika

Czasem wręcz nie wypada pisać o kwestiach teoretycznie logicznych, ale życie pokazuje, że nie dla każdego pewne sprawy są oczywiste, więc również poniższy zapis warto rozważyć przy tworzeniu lub modyfikowaniu car policy. Przykład stanowi sprawa zabezpieczenia pojazdu. Tak więc... Pracownik ma obowiązek:  

- zamknąć pojazd,

- uruchomić zabezpieczenia antykradzieżowe,

- parkować auto w określonych miejscach (np. na parkingu strzeżonym jeśli firma zdecyduje się na taki zapis),

- zabezpieczyć kluczyk i dokumenty,

- nie pozostawiać cennych przedmiotów w pojeździe (brak odpowiedzialności firmy).

Zobacz też: Zakup floty poleasingowej

Jak stworzyć idealne car policy - zakup paliwa

Osoby rozdział warto poświęcić kwestiom zakupu paliwa. Trzeba określić jego rodzaj (benzyna, Diesel, LPG, zwykłe, wysokooktanowe), na jakich stacjach można tankować (przydatny będzie załącznik z adresami obiektów), ewentualne limity zakupu (w litrach lub kwocie). Do tego należy opisać zasady zakupu innych płynów, czynności lub części eksploatacyjnych (myjnia, płyn do spryskiwaczy, akcesoria) oraz kiedy można tankować. Wiele przedsiębiorstw na przykład zakazuje tankować w okresie od piątku godzina 16 do poniedziałku godzina 8. Koniecznie trzeba wpisać zakaz tankownia do kanistrów, wymóg podawania stanu licznika w kasie stacji oraz zasady postępowania jeśli pracownik zapomni karty paliwowej.

Zobacz też: Monitoring pojazdów - ogranicz niegospodarność w firmie

Jak stworzyć idealne car policy - pierwszeństwo zakupu samochodów flotowych

Oprócz licznych obowiązków, jeśli firma wyrazi zgodę, można się pokusić o znacznie przyjemniejsze dla kierowcy zapisy. Jedna z nich dotyczy szansy odkupu auta w atrakcyjnej cenie (np. rabat zależy od szkodowości). Inna wartość dodana to premia za uzyskaną wysoką cenę odsprzedaży, budżet na zakup nowego auta z bogatszym wyposażeniem lub lepszego modelu, itp. Ciekawe rozwiązanie stanowi dodatkowy limit kilometrów prywatnych (uwaga na kwestie podatkowe), czy luksusowe auto na urlop.

Jak już wcześniej wspomniano, odpowiednich regulacji wymaga udostępnienie samochodu do celów prywatnych.

Zobacz też: Jakie są rodzaje leasingu?

Jak stworzyć idealne car policy - kary za nieprzestrzeganie regulaminu

Trzeba określić w jaki sposób będą załatwiane kwestie związane ze złamaniem przez pracownika zasad car policy, czyli formę rozliczenia roszczeń z pracownikiem (faktura, nota księgowa, zgoda na potrącenie z wynagrodzenia). Warto wskazać metodę rozwiązywania ewentualnych sporów prawnych - przez sądy powszechne właściwe dla siedziby pracodawcy.

Jak stworzyć idealne car policy - dyżurny

Dokument car policy musi koniecznie zawierać kontakt do osoby mogącej pomóc kierowcy w każdej chwili. Czyli telefon i mail do osoby odpowiedzialnej za flotę, kontakt do zastępcy flotowca, numer telefonu do assistance (CFM lub assistance ubezpieczyciela), informacje o pozostałych decydentach w sprawach aut służbowych (kto, jaki dział, za co odpowiada, itp.). Wreszcie formy informowania użytkowników o zmianach w polityce flotowej (poczta elektroniczna, dostęp do dokumentów na stronie firmy, dokumenty tradycyjne, itd.)

Zobacz też: Jakie warunki musi spełnić klient by mógł skorzystać z usług CFM?

Jak stworzyć idealne car policy - w oparciu o literę prawa

Opracowana przez firmę polityka flotowa musi uwzględniać obowiązujące w tym zakresie przepisy prawne, jak choćby Kodeks pracy, BHP, prawo podatkowe, Kodeks drogowy, itp. Warto wskazać linki do wymienionych dokumentów.

Aby politykę flotową uznać za obowiązującą, pracowniku musi ją podpisać wraz z datą i adnotacją: „zapoznałem/łam się, zrozumiałem oraz zobowiązuje się do przestrzegania zasad zawartych w Regulaminie Użytkowania Samochodów Służbowych”. Warto dodać akapit, że „powyższy regulamin ma zastosowanie do wszystkich samochodów otrzymanych z firmy po podpisaniu protokołu odbioru (również aut zastępczych)”. Zmiany i aktualizacja dokumentacji oraz polityki flotowej będzie dostarczana za pośrednictwem poczty elektronicznej.  

Tekst: Tomasz Czarnecki

Ekspert: Krzysztof Kopysiewicz, APC Instytut