Sektor TSL (Transport, Spedycja i Logistyka) jest gałęzią gospodarki, w której ryzyko operacyjne odgrywa i będzie odgrywać istotną rolę w procesie zarządzania na poziomie operacyjnym. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele, jednak te, na które pragnę zwrócić uwagę wynikają ze stopnia złożoności oferowanych produktów, wysokiej podatności procesów transportowo-spedycyjnych na zmianę warunków realizacji zlecenia, przesunięcia procesu decyzyjnego do poziomu operacyjnego oraz oddania realizacji procesu i nadzoru nad nim dostawcom usług przewozowych.
Znajdź punkty krytyczne w procesie logistycznym
Mówiąc o produktach w kontekście ryzyka operacyjnego podstawowym elementem jest precyzyjne i jasne określenie zakresu i przedmiotu współpracy jako podstawy do zidentyfikowania obszarów i rodzajów ryzyka oraz określenia punktów krytycznych, decydujących o sprawności procesów. Z reguły powyższe działania mają miejsce na etapie wstępnych uzgodnień warunków współpracy i warto poświęcać im odpowiednio dużo uwagi.
Drugim krokiem jest przyjęcie odpowiednich rozwiązań do zarządzania uprzednio zidentyfikowanym ryzykiem oraz ustalenie zasad monitorowania procesów. Istotą procesów transportowo-spedycyjnych jest fizyczne przemieszczanie ładunków w określonych relacjach wraz z ich obsługą w terminalach lub magazynach dostawcy usług.
W tym aspekcie zarządzanie ryzykiem operacyjnym związane jest z umiejętnością udzielenia odpowiedzi na pytania co może się wydarzyć na poszczególnych etapach realizacji usługi oraz opracowanie rutyn postępowania w sytuacjach awaryjnych?
Dla procesów transportowo-spedycyjnych bardzo ważnym czynnikiem jest sprawny obieg informacji między ich uczestnikami oraz wypracowanie standardów zachowań, których celem jest zarówno zabezpieczenie wartości jaką jest przewożony towar jak i zabezpieczenie interesu stron z punktu widzenia odpowiedzialności za potencjalną stratę.
Do typowych sytuacji niestandardowych należy zaliczyć utratę częściową lub całkowitą towaru w wyniku jego kradzieży, utratę lub uszkodzenie ładunku w wyniku zdarzeń losowych (m in. wypadek komunikacyjny lub pożar środka transportu w wyniku zwarcia instalacji elektrycznej) bądź uszkodzenia i zaginięcia powstałe podczas obsługi terminalowej lub magazynowej. Umiejętność prawidłowej, szybkiej reakcji pozwala minimalizować straty.
W zarządzaniu ryzykiem operacyjnym krytyczną rolę odgrywają kompetencje pracowników obsługujących zlecenia oraz monitorujących ich realizację (w tym przypadku kompetencje rozumiane są jako wypadkowa doświadczeń, wiedzy i umiejętności związanych z wykonywaną pracą). W odróżnieniu od innych sektorów gospodarki, gdzie decyzje biznesowe zarezerwowane są wyłącznie dla kadry kierowniczej, w sektorze TSL spedytor w zależności od okresu, o jakim mówimy, podejmuje dziesiątki lub setki decyzji, których skutki mają istotny wpływ na wynik finansowy osiągany przez całą organizację.
Do codziennych odpowiedzialności spedytora należy każdorazowo uzgodnienie z klientem jaki ładunek będzie przewożony, jakie są wymagania co do warunków przewozu, a zatem jaki środek transportu dobrać, aby usługa była zrealizowana zgodnie z oczekiwaniami zleceniodawcy.
Biorąc powyższe pod uwagę niezwykle istotna jest:
- umiejętność odpowiedniego zebrania informacji,
- szybka ocena potencjalnych zagrożeń (zlecenie standardowe lub nie standardowe),
- właściwy dobór środka transportu,
oraz
- sprawne przekazywanie informacji w relacji zleceniodawca - spedytor - przewoźnik.
Aby skutecznie zarządzać ryzykiem operacyjnym odpowiedzialny spedytor dokłada należytej staranności w procesie aranżacji zlecenia. Należyta staranność jest pojęciem ściśle związanym z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, regulującymi spedycję, przewóz towarów w ruchu międzynarodowym i krajowym (są to odpowiednio Kodeks Cywilny, Konwencja CMR oraz polskie prawo przewozowe).
Współpraca operatora logistycznego z dostawcami
Bardzo ważnym obszarem zarządzania ryzykiem operacyjnym jest współpraca operatora logistycznego z dostawcami usług przewozowych. Tu ryzyko jest związane z oddaniem realizacji części lub całości procesu przewozowego partnerowi zewnętrznemu, dlatego elementem kluczowym w procesie zabezpieczania się jest właściwa weryfikacja przewoźnika pod kątem jego dopasowania do realizacji danego zlecenie oraz doskonała komunikacja – narzędzia do niej i umiejętności.
Mówiąc o weryfikacji przewoźnika mam na myśli zarówno sprawdzenie tak podstawowych kwestii jak uprawnienia do świadczenia usług przewozowych (wgląd w dokumenty założycielskie – m in. weryfikacja KRS), jak i przeanalizowanie pakietu ubezpieczeniowego (posiadane ubezpieczenie – OCP czy OCS, zakres ubezpieczenia – limity odpowiedzialności, wyłączenia oraz czy dotyczy ono ruchu krajowego czy międzynarodowego).
Doskonała komunikacja polega na precyzyjnym i pełnym przekazaniu parametrów zlecenia, uzgodnieniu zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz świadomości wagi bieżącej informacji o przewidywanych odchyleniach w procesie realizacji usługi. Kluczem do sukcesu we współpracy operatora logistycznego z dostawcami usług przewozowych jest budowanie długofalowych i partnerskich relacji biznesowych.
Zaufanie i dobór przewoźnika
Przyjęcie długofalowej polityki względem tej grupy dostawców nabiera szczególnego znaczenia w dobie przewagi na rynku masy towarowej w stosunku do dostępności środków przewozowych. Taka sytuacja określana jest mianem rynku przewoźnika i ma obecnie miejsce w Polsce. Konsekwencją braku długofalowych relacji jest konieczność korzystania przez operatorów logistycznych z dostawców pozyskiwanych z różnych źródeł, na przykład przez giełdy transportowe, co ogranicza możliwości dokładnej weryfikacji przewoźnika i jest źródłem wzrostu ryzyka operacyjnego.
Potwierdzeniem powyższej tezy są coraz częstsze przypadki zaginięć ładunków całopojazdowych, które zostały powierzone do transportu firmom przewozowym o nieznanej historii, czy wręcz firmom, które powstały i stworzyły swoją historię wyłączanie w celu wyłudzenie i kradzież ładunku. W tego typu przypadkach sprawdzenie wiarygodności potencjalnego przewoźnika, dysponującego bardzo dobrze podrobionymi dokumentami potwierdzającymi istnienie firmy oraz posiadanie przez nią wymaganych certyfikatów i świadectw, jest niemal niemożliwe.
Przy braku możliwości rzetelnej weryfikacji dostawców usług przewozowych górną granicą ryzyka i odpowiedzialności operatora logistycznego jest pełna wartość ładunku, który trafia w ręce oszustów. Tego typu zdarzenie, nawet dla dużych i silnych firm TSL, mogą stanowić zagrożenie dla osiągnięcia założonych wyników finansowych i narazić je na utratę ich biznesowej reputacji.
Jak zatem zarządzać ryzykiem operacyjnym w tego typu przypadkach?
Z jednej strony rozwiązaniem jest dążenie do współpracy ze stałymi dostawcami usług przewozowych, z drugiej zaś unikanie giełd transportowych w przypadku realizacji przewozów towarów o znacznej wartości. Reasumując, skuteczne zarządzanie ryzykiem operacyjnym jest możliwe tylko wtedy, gdy ma się pełną świadomość jego skali i rodzajów. Podnosząc standardy działania można eliminować źródła zagrożeń i doskonalić system zabezpieczeń. Tym, co jest jednak podstawą efektywnego zarządzania ryzykiem operacyjnym jest codzienna praca i aktywne identyfikowanie słabych elementów procesu, budowanie systemowych rozwiązań i przygotowywanie się do sytuacji awaryjnych.