Standardową praktyką pracodawców jest zlecanie pracownikom podróży służbowych. Część pracowników wykorzystuje w tym celu prywatne samochody osobowe. Mając na uwadze, iż pracownik świadczący pracę w miejscu znajdującym się poza zakładem pracy jest uprawniony do otrzymania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, pracodawcy dokonują stosownego rozliczenia z pracownikami. W tym celu pracownik, który odbył podróż służbową przedstawia zwykle zestawienie kosztów delegacji zawierające dokumenty potwierdzające poniesione koszty, w tym dowody zapłaty za przejazdy autostradami oraz faktury za korzystanie z parkingów.
Zasady odliczania VAT w związku z wydatkami na pojazdy samochodowe
Jak wynika z obowiązującego od 1 kwietnia 2014 r. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, podatnikom przysługuje co do zasady prawo do odliczenia 50% podatku związanego z wydatkami dotyczącymi pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Odliczenie to dotyczy wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi zarówno dla celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych. Z kolei na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit a ustawy o VAT, pełne prawo do odliczenia podatku przysługuje podatnikom odnośnie pojazdów samochodowych wykorzystywanych wyłączenie do działalności gospodarczej, dla których spełnione zostały odpowiednie obowiązki dokumentacyjne, w szczególności prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu.
Zobacz też: Opodatkowanie usługi polegającej na likwidacji szkód
Wykorzystanie samochodu na cele mieszane a odliczenia VAT
Większość przedsiębiorców użytkujących samochody osobowe nie jest w stanie wykazać, że pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej, co oznacza, że są oni uprawnieni do odliczenia jedynie 50% kwoty podatku VAT naliczonego związanego z tymi pojazdami. W takim wypadku mówimy o wykorzystywaniu samochodu osobowego na tzw. cele mieszane.
Na podstawie art. 86a ust. 2 ustawy o VAT, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w stosunku do których znajduje zastosowanie 50% prawo do odliczenia podatku, zalicza się wydatki dotyczące:
1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2. używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Zaznaczenia jednak wymaga, iż do dnia 30 czerwca 2015 r. nie ma w ogóle możliwości odliczenia podatku od wydatków poniesionych na zakup paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych wykorzystywanych na cele mieszane.
Za wydatki eksploatacyjne uznać należy wydatki poniesione w związku z użytkowaniem samochodu. Do wydatków tego typu można zaliczyć w szczególności opłaty za autostrady i parkingi. W konsekwencji dla opłat za autostrady i parkingi znajdują zastosowanie szczególne reguły dotyczące prawa do odliczenia podatku odnoszące się do pojazdów samochodowych. Podatnikom przysługuje w tym przypadku zasadniczo prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT naliczonego.
Podkreślenia wymaga, iż przywołany wyżej art. 86a ust. 1 ustawy o VAT nie różnicuje wydatków związanych z pojazdami stanowiącymi własność podatnika oraz wydatków dotyczących pojazdów, których podatnik nie jest właścicielem. Zgodnie z literalnym brzmieniem art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, 50% odliczenie podatku VAT obejmuje wydatki, które dotyczą pojazdów samochodowych. Zauważyć należy, iż na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów, pełne prawo do odliczenia podatku przysługuje w przypadku samochodów osobowych przeznaczonych wyłącznie do użytkowania na cele działalności gospodarczej. W przypadku samochodów osobowych stanowiących własność pracowników nie ma natomiast z oczywistych przyczyn możliwości zapewnienia wyłącznie użytku tego typu. Tym samym od wydatków ponoszonych w związku odbyciem przez pracownika podróży służbowej jego własnym samochodem osobowym, pracodawcy przysługuje 50% prawo do odliczenia podatku .
Zobacz też: Odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy dla pracownika. Skutki podatkowe.
Przykład
Spółka X zleciła pracownikowi odbycie podróży służbowej. Pracownik wykorzystał w tym celu samochód prywatny. W celu rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik przedstawił Spółce polecenie wyjazdu służbowego, zbiorcze zestawienie kosztów delegacji, dowody zapłaty za przejazdy autostradami oraz faktury za korzystanie z parkingów, a także wymaganą przez Spółkę X ewidencję przebiegu pojazdu zawierającą opis trasy.
Spółka ma prawo do odliczenia 50% podatku związanego z wydatkami eksploatacyjnymi dotyczącymi odbycia podróży służbowej samochodem osobowym stanowiącym prywatną własność pracownika, w tym od wydatków poniesionych na przejazdy autostradami i parkingi.
Tekst: Ewelina Błądek, Konsultant podatkowy, ECDDP Sp. z o. o.