Wybór źródła finansowania inwestycji należy zacząć od uzyskania oferty. Oferta leasingowa powinna zawierać wszystkie podstawowe informacje niezbędne do oszacowania kosztów leasingu.
W szczególności:
• typ przedmiotu leasingu,
• wartość netto przedmiotu leasingu (bez VAT),
• okres leasingu/liczba rat leasingowych oraz ich wysokość,
• typ leasingu (operacyjny/finansowy),
• wysokość udziału własnego,
• wartość końcowa.
Klient – występując o ofertę – powinien dokładnie sprecyzować swoje wymagania. W przypadku leasingu istotne jest określenie, czy przedmiotem oferty będzie na przykład samochód ciężarowy czy specjalny, z uwagi na różne stawki amortyzacji.
Mają one wpływ na wyznaczenie minimalnego okresu leasingu i minimalnej wartości końcowej (zgodnie z ustawami o podatku dochodowym). Jednocześnie ogromne znaczenie ma typ leasingu, ponieważ warunkuje on konsekwencje podatkowe dla klienta, zarówno dotyczące podatku dochodowego, jak i podatku VAT.
Samochód ciężarowy w leasing
W przypadku leasingu operacyjnego, cała rata leasingowa (kapitał i odsetki) jest dla korzystającego kosztem uzyskania przychodów, natomiast w leasingu finansowym – tylko odsetki i amortyzacja. Amortyzacji w tym przypadku dokonuje klient a nie firma leasingowa. Należy podkreślić, że jeżeli jakiekolwiek koszty dodatkowe będą doliczone do raty leasingowej (na przykład ubezpieczenie, podatek drogowy i inne) powinno być to jasno określone w ofercie.
Po otrzymaniu oferty i zaakceptowaniu jej, klient powinien złożyć do firmy leasingowej wniosek o leasing. Wraz z wnioskiem klient składa wymagane dokumenty, w tym dokumenty rejestrowe i finansowe, na podstawie których firma leasingowa dokonuje oceny ryzyka danej transakcji. Po podjęciu pozytywnej decyzji, firma leasingowa przygotowuje umowę leasingu na warunkach uzgodnionych z klientem (warunki finansowe, zabezpieczenie, terminy spłat, okres karencji, inne warunki dodatkowe).
Umowa leasingu (wraz z załącznikami) oraz weksel – stanowiący zabezpieczenie większości transakcji leasingowych – podpisywane są przez osoby uprawnione do reprezentowania klienta, zgodnie z dokumentami rejestrowymi lub odpowiednim pełnomocnictwem. Po podpisaniu dokumentów leasingowych, klient jest zobowiązany do zapłaty opłat wstępnych (jeżeli są wymagane zgodnie z umową leasingu), a następnie firma leasingowa zamawia u dostawcy przedmiot leasingu.
Po otrzymaniu od dostawcy dokumentów zakupu, następuje rejestracja przedmiotu (na przykład w przypadku pojazdów), ubezpieczenie (w każdym przypadku) oraz zapłata do sprzedającego przez firmę leasingową. Przedmiot leasingu dostarczany jest przez dostawcę bezpośrednio klientowi.
Od tego momentu korzystający jest zobowiązany do wnoszenia okresowych opłat leasingowych ustalonych umową. Spłata odbywa się najczęściej w równych (annuitetowych) ratach miesięcznych, ale harmonogram może być dopasowany do indywidualnych potrzeb klienta. Po spłacie ostatniej raty, korzystający ma możliwość zakupu leasingowanego środka trwałego za wartość końcową (rezydualną) określoną w umowie.
Wykup przedmiotu leasingu dokumentowany jest fakturą VAT, wystawioną przez firmę leasingową.