Neofaktura wpisuje się w strategię Envelo dla biznesu, tworzoną z myślą o przedsiębiorcach, ich kontrahentach i klientach. Za pośrednictwem Envelo można wysłać faktury, które zostaną dostarczone adresatowi w wersji elektronicznej lub papierowej. Envelo wesprze także wystawców w pozyskiwaniu zgód od odbiorców na fakturę elektroniczną. Udostępni im w tym celu proste narzędzie do zbierania i rejestracji decyzji od odbiorców.
Jak działa Neofaktura?
Neofaktura ma wygodną funkcję wysyłki masowej umożliwiającą przedsiębiorcy przesłanie faktur do wielu klientów jednocześnie. W zależności od opcji wybranej przez odbiorcę neofaktury, Envelo dostarczy ją w formie elektronicznej (subskrypcja) lub papierowej (bez subskrypcji).
– Elektroniczna wysyłka Neofaktury to ograniczenie kosztów związanych z wydrukiem, oszczędność czasu i pewność, że korespondencja dotrze do odbiorcy – Neofaktura w przeciwieństwie do e-maila nie wpadnie do spamu. Trafi ona do specjalnej skrzynki odbiorczej użytkownika na Envelo obsługiwanej w ramach usługi Neorachunki – zaznacza Grzegorz Świdwiński, prezes spółki Poczta Polska Usługi Cyfrowe.
Wystawca może wysyłać faktury elektroniczne w formie załączników jako pliki z pojedynczymi fakturami w dwóch formatach – PDF i XLS. Po przetworzeniu plików z fakturami i akceptacji kosztów dokumenty są dystrybuowane do odbiorców automatycznie. Przedsiębiorca może przeglądać historię wysyłanej korespondencji oraz generować raporty z wysyłki Neofaktur.
Przedsiębiorca, aby skorzystać z usługi, podpisuje umowę na dystrybucję Neofaktur ze spółką Poczta Polska Usługi Cyfrowe. Opłata za ich doręczenie pobierana jest w trybie post-paid, czyli „z dołu”, i tylko za faktyczną liczbę wysłanych faktur.
Na czym polega usługa Neorachunki?
Klientom indywidualnym, a także mikroprzedsiębiorcom Envelo oferuje darmową usługę Neorachunki. To usługa przeznaczona dla odbiorców faktur wysyłanych w wersji elektronicznej. Usługa ta pełni funkcję skrzynki odbiorczej, do której trafiają zasubskrybowane przez użytkownika Neofaktury, np. z wodociągów czy od operatora internetu. To wygodne rozwiązanie pozwalające gromadzić wszystkie rachunki w jednym miejscu. Przychodzące faktury są dostępne w skrzynce odbiorczej i archiwizowane na serwerach wewnętrznych, dzięki temu użytkownik nie utraci danych w związku z awarią domowego komputera.
Co ważne, do skrzynki neorachunków Envelo klient otrzymuje tylko wymaganą korespondencję. Nie ma zatem ryzyka, że faktura zginie w natłoku innych wiadomości czy wpadnie do spamu. Odbiorca może także ustawić dla swoich neorachunków powiadomienia. Wiadomość o nowej fakturze elektronicznej zostanie wówczas wysłana na jego adres e-mail.
Dostęp do platformy Envelo
Zaletą proponowanych przez Envelo rozwiązań jest bezpieczeństwo. Dostęp do platformy opatrzony jest hasłem o wysokim poziomie ochrony. Poufność korespondencji zapewnia szyfrowany proces dystrybucji neofaktur. System bezpieczeństwa jest na bieżąco monitorowany, by zapewnić użytkownikom Envelo maksymalną ochronę przesyłanych informacji. Ryzyko utraty faktur jest minimalizowane dzięki usłudze archiwizacji. Wszystkie neofaktury, zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy, są przechowywane przez sześć lat. Miejscem ich magazynowania są serwery wewnętrzne spółki. Klienci Envelo są zatem zabezpieczeni przed utratą ważnych dla nich dokumentów, a w razie konieczności mogą je odzyskać z serwerów przez sześć lat, jeśli nieprzerwanie będą korzystać z usługi.
W najbliższych miesiącach spółka planuje udostępnić Neorachunki poprzez aplikację Envelo na smartfony i tablety. Ponadto Envelo chce także wprowadzić powiadomienia SMS o otrzymanej fakturze elektronicznej oraz bezpieczną komunikację dwustronną między wystawcami a odbiorcami neofaktur.
Źródło: Poczta Polska