Żadne przepisy nie nakładają na podatników zawieszających prowadzenie działalności gospodarczej obowiązku likwidowania kas rejestrujących. Regulacji tego typu nie zawiera ustawa o podatku od towarów i usług, przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania ani też przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 w sprawie kas rejestrujących.
Mając na uwadze, iż przepisy odnoszące się do kas rejestrujących nie nakładają na podatnika obowiązku likwidacji kasy wraz z zawieszeniem działalności gospodarczej, uznać należy, iż także w okresie zawieszenia ciążą na podatniku obowiązki wynikające z posiadania zafiskalizowanej kasy rejestrującej. Z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika bowiem, iż w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca jest uprawniony do wykonywania pewnego rodzaju czynności, a także zobowiązany do spełniania określonych obowiązków.
Katalog obowiązków zawieszającego działalność zawarty został w art. 14a ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Na podstawie tego przepisu przedsiębiorca w okresie zawieszenia działalności gospodarczej wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa. Do takich nałożonych przepisami prawa obowiązków należy natomiast w szczególności dokonywanie obowiązkowego przegląd technicznego kas, nie rzadziej niż co 2 lata, o którym stanowi § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Przykład
Podatnik nabył w lipcu 2011 r. kasę rejestrującą. Ze względu na problemy finansowe w grudniu 2012 r. zawiesił działalność gospodarczą. Do końca 2013 r.. przedsiębiorca nie wznowił prowadzenia działalności. Jednocześnie nie zaszły przesłanki zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym oraz jej likwidacji. W rezultacie podatnik powinien najpóźniej w lipcu 2013 r. dokonać obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.
Obowiązkowy przegląd techniczny kasy, który należy wykonywać także w okresie zawieszenia działalności gospodarczej obejmuje badanie:
1) stanu plomb na obudowie kasy, a w przypadku kas bez programu aplikacyjnego (drukarek fiskalnych) - również stanu plomb na module fiskalnym kasy, oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
2) stanu obudowy kasy;
3) czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;
4) programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
5) poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;
6) poprawności działania wyświetlacza klienta;
7) stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;
8) stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.
Pamiętać należy, iż obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje również wpis jego wyniku do książki kasy oraz dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności kopii faktury.
Jeżeli po okresie zawieszenia przedsiębiorca nie podejmuje prowadzenia działalności, ale od razu ją likwiduje, wówczas powinien niezwłocznie zakończyć pracę kasy rejestrującej w trybie fiskalnym. W takim przypadku konieczne będzie odczytanie w obecności pracownika urzędu skarbowego, zawartości pamięci fiskalnej kasy, a następnie sporządzenie na tej podstawie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy oraz protokołu z odczytu według wzoru określonego w rozporządzeniu.
Tekst: Ewelina Błądek - młodszy konsultant podatkowy, ECDDP Sp. z o. o.