Sytuacja na rynku pocztowym - na którym przez wiele lat monopolistyczne rządy sprawowała Poczta Polska – sprawiła, że nie tylko duże instytucje i średniej wielkości przedsiębiorcy, ale też klienci indywidualni – zmuszeni byli do korzystania z jedynej, dostępnej na rynku oferty operatora narodowego.
Niewydolność instytucjonalna poczty oraz mało konkurencyjna i nieadekwatna do potrzeb sektora B2B i B2C oferta rynkowa monopolisty – przyzwyczajonego dotychczas do braku konkurencji – przyczyniła się paradoksalnie do powstania alternatywnych firm, świadczących zbliżone, ale znacznie bardziej zaawansowane usługi. Rozwój nowych technologii – a co za tym idzie, wdrażanie innowacyjnych rozwiązań na rynku usług pocztowych – spowodowały, że firmy zaczęły szukać alternatywnych sposobów nadawania korespondencji.
Zlecenie korespondencji pocztowej na zewnątrz
Najbardziej optymalnym rozwiązaniem w przypadku firm i instytucji jest zlecenie obsługi korespondencji zewnętrznym, wyspecjalizowanym w tym zakresie podmiotom.
Wybór najlepszego operatora uzależniony jest z kolei zaledwie od czterech czynników: czasu, zasobów finansowych i kadrowych oraz bezpieczeństwa realizacji zlecenia.
Każdy doświadczony menedżer zdaje sobie sprawę, że tylko łączne spełnienie tych czterech kryteriów przesądzać może o skutecznej realizacji celów przedsiębiorstwa. Dlatego z biznesowego punktu widzenia wybór odpowiedniego operatora – gwarantującego profesjonalny outsourcing usług pocztowych – jest kwestią strategiczną.
Prekursorem na polskim rynku w zakresie technologicznego usprawniania procesu doręczania listów, umów czy też faktur jest bez wątpienia spółka Mass Mailing Integrated. Usługa Power Post, którą oferuje – bazująca na systemie poczty hybrydowej – z pewnością zrewolucjonizuje ten segment polskiego rynku.
Power Post umożliwia natychmiastową wysyłkę dokumentów generowanych na komputerze z dostępem do Internetu, bez potrzeby tracenia czasu na drukowanie, kopertowanie, adresowanie i wizyty na poczcie. Jest to aktualnie najbardziej efektywne czasowo, jak też finansowo rozwiązanie łączące zalety poczty e-mail, wykorzystując przy tym najbardziej funkcjonalne elementy tradycyjnych usług pocztowych. Dlatego dzięki Power Post list, umowa czy faktura wysłana prosto z komputera szybko i sprawnie dotrze do adresata w tradycyjnej, papierowej formie.
W biznesie wygrywa ten, kto umie korzystać ze wszystkich dostępnych środków przy założeniu ich efektywności czasowej i finansowej. Mocną stroną zewnętrznych firm – specjalizujących się w outsourcingu usług pocztowych – jest przede wszystkim profesjonalne zaplecze technologiczne i wyszkolona kadra oraz fachowa obsługa logistyczna.
MMI w ramach usługi Power Post zapewnia:
- Oszczędność czasu i synchronizację przesyłek, dzięki 15 centrom dystrybucyjnym
- Redukcję czynności związanych z produkcją korespondencji (drukowanie, kopertowanie, inserty), jak również możliwość korzystania z usług pocztowych bez konieczności opuszczania miejsca pracy (wystarczy komputer i internet)
- Usprawnienie organizacji pracy i kontrolę nad wydatkami – możliwość nadawania uprawnień i przyznawania limitów finansowych dla poszczególnych działów czy pracowników
- Efektywność i wydajność personelu – brak konieczności angażowania własnej kadry, która w tym czasie może skupić się na statutowych aspektach działalności firmy
- Zmniejszenie nawet o 20% kosztów jednostkowych przygotowania i dystrybucji przesyłek
- Pełne bezpieczeństwo baz danych odbiorców dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu
Usługa Power Post umożliwia ponadto:
- Pełną kontrolę nad procesem dystrybucji
- Śledzenie korespondencji na każdym etapie procesu jej przygotowania, a w określonych przypadkach również doręczenia
- Zarządzanie i możliwość archiwizacji elektronicznie wysyłanej korespondencji
Gdzie szukać przewag outsourcera usług pocztowych?
Nie tylko terminowość czy szybkość, ale również elastyczność w zakresie obsługi oraz cena usług odgrywają kluczową rolę przy wyborze operatora, który przejmie na siebie kompleksową obsługę korespondencji codziennej. Oferta rynkowa w tym zakresie – biorąc pod uwagę najbardziej restrykcyjne wymagania klientów – nie jest wbrew pozorom szeroka. Niewiele firm dysponuje bowiem wystarczającym zapleczem techniczno-logistycznym, które pozwala zaspokoić wygórowane oczekiwania zlecających.
Tym bardziej uwagę instytucji masowo nadających korespondencją powinna wzbudzić poczta hybrydowa – szybsza, bardziej efektywna, bezpieczna i przede wszystkim tańsza niż dotychczas dostępne na rynku usługi. Wysoka jakość, nowoczesność i ponadstandardowość idzie w tym przypadku w parze z ekonomią – zarówno w sferze finansowej, jak i zaoszczędzonego czasu.
Power Post – innowacyjna usługa oferowana przez MMI - jest realizowana w systemie poczty hybrydowej. To nowatorskie rozwiązanie, które łączy funkcjonalność poczty elektronicznej i cechy tradycyjnych usług pocztowych i poligraficznych.
Listy i dokumenty nadane przez Power Post prosto z komputera nadawcy trafiają do Centralnego Ośrodka Produkcyjnego. Ten automatycznie wybiera jeden z 15 Ośrodków Wydruku, znajdujący się najbliżej lokalizacji adresata korespondencji tak, by zoptymalizować koszty logistyczne i przyspieszyć proces doręczenia.
Usługa Power Post realizowana jest przez firmę Mass Mailing Integrated przy współpracy z największym, niezależnym operatorem pocztowym InPost.
źródło: Power Post / MMI