Pierwszą z nich są zlecenia spedycji/przewozu. Są one zawierane każdego dnia pomiędzy spedytorem i klientem, a następnie przekazywane do realizacji przewoźnikowi. Druga forma, rzadko spotykana w relacji spedytor - przewoźnik, to umowa o współpracy.
Zazwyczaj występuje ona w relacji operator logistyczny – przewoźnik i dotyczy obsługi stałych potoków operatora. Przykładem takiej umowy jest obsługa kontraktów długoterminowych lub linii drobnicowych, które stanowią połączenia sieci terminali operatora.
Zlecenie dla przewoźnika to swoista pigułka informacyjna. Poza standardowymi danymi teleadresowymi nadawcy i odbiorcy, zawiera ona wytyczne określające relacje przewozowe, wysokość frachtu za usługę, a także formę i warunki płatności. Ponadto zlecenie powinno zawierać podstawowe informacje opisujące charakter usługi oraz podstawowe dane dotyczące przewożonego towaru (nazwa, ilość i waga oraz ilość i rodzaj opakowań).
Kompletne zlecenie nie może pomijać dodatkowych informacji, istotnych dla jego prawidłowej realizacji, w tym:
- wymagań dotyczących warunków przewozu,
- wymagań związanych ze środkiem transportu oraz jego wyposażeniem (min. powierzchnia ładunkowa wolna od obcych zapachów, określona ilość pasów mocujących, kliny pomocne przy mocowaniu towaru, czy zestaw ADR lub wyposażenie środka transportu w GPS),
- instrukcji dla kierowcy związanych z obsługą dokumentów towarzyszących przesyłce lub związanych z bezpieczeństwem transportu (min. zakaz postoju w miejscach ustronnych lub na parkingach nie strzeżonych).
Spedytor przekazując kompletne informacje przewoźnikowi zabezpiecza swoją odpowiedzialność na wypadek złożonej przez klienta reklamacji dotyczącej m.in. powstałej usterki lub uszkodzenia towaru, opóźnienia w dostawie czy też zaginięcia przesyłki. Dla przewoźnika, podczas realizacji zleceń otrzymywanych od spedytora, niezwykle ważne jest zwracanie szczególnej uwagi na kompletność i przejrzystość zapisów w zleceniu.
Dla należytej realizacji zlecenia kluczowym jest fakt wyposażenia kierowcy w pełną informację. W przeciwnym razie, w sytuacji, gdy do spedytora wpłynie reklamacja od klienta związana np. z uszkodzeniem towaru, powołując się na akt należytej staranności przy wyborze przewoźnika, może on zostać zwolniony z odpowiedzialności. W takim przypadku automatycznie stroną odpowiedzialną dla klienta w procesie reklamacyjnym jest przewoźnik.
Jeżeli wymagania dotyczące taboru są spełnione, to w momencie podpisywania umowywspółpracy pomiędzy operatorem logistycznym iprzewoźnikiem szczególną uwagę powinniśmy zwrócić zwłaszcza na:
- kwestie operacyjne związane z przekazywaniem zleceń (czas dla przewoźnika na podstawienie pojazdu od chwili otrzymania i potwierdzenia zlecenia),
- zakres i wysokość kar umownych w odniesieniu do obu stron umowy (min. związanych z niewłaściwą realizacją zleceń przez przewoźnika lub kar dla operatora wynikających z czasu oczekiwania przewoźnika na załadunek lub rozładunek),
- przewidywany do obsługi wolumen towaru,
- regulacje dotyczące zmian cen paliw (tzw. dodatek paliwowy),
- specjalne instrukcje dotyczące zasad przewozu (zakaz postojów w miejscach pozbawionych monitoringu).
Warto zwrócić uwagę na wszelkie zapisy odnoszące się do braku staranności lub rażące niedbalstwo w realizacji usługi. Ich niespełnienie przez przewoźnika może skutkować brakiem możliwości stosowania limitów odpowiedzialności lub odmową ubezpieczyciela pokrycia szkody z polisy OCP (przykłady – zakaz przewozu towaru po trasach innych niż uzgodnione z operatorem, zakaz postoju w miejscach ustronnych lub na parkingach niestrzeżonych).
Drugim elementem wymagającym szczególnej uwagi przewoźnika podpisującego umowę współpracy z operatorem logistycznym jest zakres odpowiedzialności oraz związane z nim limity odpowiedzialności cywilnej przewoźnika.
To z czym przewoźnicy mogą mieć najwięcej wątpliwości podpisując umowę współpracy z operatorem logistycznym, to obszar ubezpieczeń oraz zakres odpowiedzialności. Żeby zabezpieczyć się przed ewentualnymi niespodziankami, polisa OCP powinna pokrywać wszystkie ryzyka wynikające z przedmiotu umowy – a w szczególności wysokość limitu odpowiedzialności na jedno zdarzenie, a także w okresie obowiązywania umowy ubezpieczeniowej.
Trzecim istotnym elementem jest kontrola zakresu ryzyka pokrywanego przez ubezpieczenie – podstawowymi ryzykami są uszkodzenia i zaginięcia towaru oraz kradzież rozbójnicza z włamaniem. Obszarem często nie dostrzeganym przez przewoźników jest zakres wyłączeń z odpowiedzialności OCP – jeżeli towarem, który ma być obsłużony przez przewoźnika w ramach umowy jest elektronika, AGD lub towary niebezpieczne (ADR), niezwykle ważnym jest to, aby takie grupy towarów były wyraźnie zdefiniowane jako te, które pokrywa posiadana polisa OCP.
Warto także pamiętać, iż przyjmując do realizacji zlecenie od operatora lub spedytora, przewoźnik ma możliwość przekazania go do realizacji innemu przewoźnikowi. Automatycznie staje się on jego poddostawcą. Nie oznacza to jednak wyłączenia przewoźnika od odpowiedzialności.