Każdy producent tworzy swój własny system logistyczny, którego nieodzownym elementem jest transport. Aby wybór spedytora przełożył się na sukces naszego przedsiębiorstwa, należy zwrócić szczególną uwagę na kilka podstawowych aspektów.
Czy spedytor umie zarządzać całym łańcuchem
W przypadku przesyłek w przemyśle „automotive” trzeba uwzględnić nie tylko ilości, jakie przewoźnik ma nam dostarczyć, ale również to, jakimi narzędziami przy tym operuje i czy w cały proces jest zaangażowana odpowiednio wyszkolona grupa spedytorów.
Należy zwrócić uwagę na to, czy wybrany spedytor będzie w stanie opracować cały łańcuch dostaw, a jednocześnie efektywnie nim zarządzać: od dostaw do montowni po dystrybucję części zamiennych. Doświadczony przewoźnik powinien na podstawie konsultacji i analiz zbadać strategię i ocenić logistyczne konsekwencje różnych opcji biznesowych, aby przedstawić optymalne rozwiązania dostosowane do potrzeb klientów.
Jaki system monitorowania przesyłki ma spedytor
Odpowiednia ilości części dostarczonych w odpowiednim momencie stanowi klucz do sukcesu firmy. Istotnym czynnikiem jest „czas”. Warto więc sprawdzić na jakie możliwości monitorowania przesyłki gwarantuje nam spedytor. Najlepszą opcją jest monitorowanie od momentu podjęcia towaru od dostawcy poprzez transport lotniczy przez porty tranzytowe, aż po dostawę docelową z lotniska np.: kurierem lub samochodem dedykowanym.
Wszystko po to, by mieć pewność, że części dotrą na taśmę produkcyjną bez żadnych opóźnień. Niestety nie każdy spedytor może pochwalić się systemem monitorowania na najwyższym poziomie.
Jak to robi DHL
W naszej firmie została stworzona specjalistyczna komórka, tak zwane „Control Tower”. „Wieża kontrolna” spełnia funkcję centrum koordynującego. Składa się z kadry kilkunastu doświadczonych spedytorów, których podstawowym narzędziem pracy jest system łączący dane pilnych przesyłek z numerem zamówienia klienta/odbiorcy. Posiadając te informacje system pokazuje, które przesyłki mają ostateczny termin dostawy na dany dzień.
Dzięki temu operatorzy systematycznie kontrolują planowane dostawy i w razie potrzeby są w stanie podjąć odpowiednie kroki według ustalonego SOP (standard operations procedure).
Dzięki temu spedytor ma możliwość natychmiastowej reakcji oraz przekazania informacji do odbiorcy towaru.
Takie działanie jest bardzo istotne, jako że w przypadku opóźnienia, na które często spedytor nie ma wpływu (na przykład złe warunki pogodowe), dział logistyki naszego klienta może w danym momencie skontaktować się z osobami odpowiedzialnymi za planowanie produkcji, a ci będą mogli skalkulować ilość materiałów, która będzie potrzebna do produkcji i sprawdzą czy linia jest bezpośrednio zagrożona.
Jest to bardzo groźna sytuacja, w której nierzadko rozgrywa się los przedsiębiorstwa ze względu na terminy kontraktowe, a spedytor odgrywa w niej jedną z „kluczowych ról”.
Gdy spedytor nie dowiezie
Wybierając spedytora powinniśmy zwracać uwagę czy posiada on odpowiednie narzędzia, aby móc zagwarantować każdą z możliwych alternatyw dostępnych w sytuacji kryzysowej oraz w jak najkrótszym czasie dostarczyć i przedstawić klientowi odpowiednie rozwiązania. Zależnie od czasu, jaki spedytor ma na dostarczenie danego towaru, w przypadku dużego opóźnienia, powinien być przygotowany na błyskawiczną reakcję, nawet w godzinach nocnych.
W przypadku, gdy dystans między aktualnym miejscem towaru, a odbiorcą jest stosunkowo krótki, może wystarczyć zwykły samochód dedykowany. W innej sytuacji, gdzie odległości nie jesteśmy w stanie pokonać transportem drogowym, przydatne mogą być odpowiednie kontakty, tak aby można było wydać dyspozycje i przekierować przesyłkę na loty zastępcze lub przetransferować ją do innej linii lotniczej. Kolejną możliwością rozwiązania tego typu problemu jest tzw. „courier on bard”.
W momencie gdy opóźnienie jest spore, a dla klienta ważna jest dostawa choć niewielkiej części towaru spedytor organizuje kuriera, który zabiera ze sobą materiał jako bagaż podręczny i leci z nim do portu docelowego pierwszym dostępnym lotem pasażerskim.
W najgorszym wypadku, w momencie, gdy czas został skalkulowany co do minuty, a produkcja jest zagrożona – spedytor powinien mieć możliwość zorganizowania samolotu „czarterowego”, który niestety wiąże się z wysokimi kosztami, jednak w porównaniu do strat związanych z postojem linii u dużego producenta jest on wart zastosowania.
Wybór odpowiedniego spedytora jest więc wielokrotnie kluczem do sukcesu przedsięwzięcia.