Przepisy nie określają szczególnej treści dla paragonów dokumentujących otrzymane zaliczki. W związku z tym uznaje się, że tego rodzaju paragony powinny zawierać standardową treść określoną przepisami § 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (w tym nazwę towarów lub usług, których dotyczy zaliczka). Paragony te mogą ponadto zawierać dodatkowe elementy, takie jak informację, że zostały wystawione w związku z otrzymaniem zaliczki, czy wskazanie kwoty pozostałej do zapłaty.
Zobacz też: Czy zakup używanej kasy rejestrującej uprawnia do odliczenia ulgi?
Zasady wystawiania (w tym treść) paragonów określają przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Wynika z nich obowiązek wystawiania paragonów dokumentujących zaliczki. Jak bowiem stanowi § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.
Niestety, przywołany § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących jest jedynym przepisem dotyczącym wystawiania paragonów (dalej nazywanych paragonami zaliczkowymi) w związku z otrzymywaniem zaliczek. Nie ma przepisów określających szczególną treść paragonów wystawianych w takich przypadkach. Dlatego uznać należy, że paragony wystawiane w związku z otrzymywaniem zaliczek muszą zawierać standardową treść określoną przepisami § 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Ponadto mogą (lecz nie muszą, gdyż nie ma przepisów określających taki obowiązek) zawierać dodatkowe informacje, takie jak oznaczenie, że dokumentują zaliczkę, czy wskazanie kwoty pozostałej do zapłaty.
Zobacz też: Czy można złożyć informację VAT-26 bez bezpiecznego podpisu elektronicznego?
Podatnik ma obowiązek zaewidencjonować na kasie fiskalnej otrzymaną zaliczkę. Musi to zrobić w chwili jej otrzymania.
Podkreślić przy tym należy, że na paragonach zaliczkowych nie należy zastępować nazwy towaru lub usługi określeniem „zaliczka", „zaliczka w stawce ...%" lub podobnym, ani numerem wystawionej również faktury zaliczkowej. Aktualna w tym zakresie pozostaje interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 czerwca 2010 r. (sygn. IBPP4/443-497/10/EJ), w której czytamy, że:
(...) w sytuacji prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności MF gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, dowodem dokumentującym dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny, a nie faktura zaliczkowa lub umowa zawarta z klientem. Dokument ten, jak wskazano powyżej, powinien zawierać nazwę usługi jednoznacznie ją identyfikującą. Natomiast umieszczenie w treści paragonu numeru faktury lub zamówienia, bez sformułowania, jakiego towaru i usługi dotyczy, nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany przepis § 5 ust. 1 pkt 6rozporządzenia [obecnie wymogów określonych przepisami § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących - przyp. red.]. Tym samym nieprawidłowe jest stanowisko Wnioskodawczyni, iż zgodny z obowiązującymi przepisami jest paragon fiskalny zawierający tylko sformułowanie treści „zaliczka w stawce...%" oraz nr wystawionej do paragonu faktury.
Reasumując - paragony zaliczkowe mogą zawierać tylko standardowe dane wymagane dla paragonów fiskalnych. Mogą więc być pozbawione danych wskazujących, że są wystawiane w związku z otrzymaniem zaliczki. Ze względów profilaktycznych warto jednak - o ile pozwalają na to względy techniczne - na paragonach zaliczkowych umieszczać dodatkowe elementy, takie jak informację, że wystawiane są w związku z otrzymaniem zaliczki, czy wskazanie kwoty pozostałej do zapłaty.
PODSTAWA PRAWNA: § 3 ust. 2 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 363