Pracodawca zobowiązał się pokrywać koszty użycia prywatnego samochodu do celów służbowych według stawek obowiązujących (na dzień podpisania umowy było to 0,8358 zł za 1 km) za faktycznie przejechane kilometry na podstawie przedłożonego rachunku i ewidencji przejechanych kilometrów raz w miesiącu.
Po miesiącu używania pojazdu prywatnego do celów służbowych pracownik przedłożył pracodawcy rachunek wraz z ewidencją przejechanych kilometrów, które nie zostały zakwestionowane.
Ale zamiast otrzymać kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr pracownik otrzymał kwotę pomniejszoną o podatek od osób fizycznych.
Czy jest to prawidłowe rozliczenie tej umowy?
Zdaniem fiskusa - tak
Wypłacona przez pracodawcę kwota stanowiąca zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych stanowi dla pracownika przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Zatem pracodawca jest zobowiązany do potrącania zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych na rzecz Pana wypłat z tego tytułu. Obowiązek ten wynika z art. 31, 32 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Tylko wyjątkowo na mocy art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.
Ale dotyczy to tylko wąskiej grupy pracowników. Chodzi tu o:
- listonoszów na mocy art. 19 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska”;
- pracowników socjalnych, na podstawie art. 121 ust. 3c ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej - przysługuje im zwrot kosztów wykorzystywania własnego samochodu dla celów służbowych, w przypadku, gdy dojazdu do chorych nie zapewnia pracodawca;
- pracowników Służby Leśnej, w tym również strażników leśnych, na mocy art. 46a ustawy z 28 września 1991 r. o lasach.
Tym pracownikom nie potrąca się zaliczek na PIT, bowiem zwrot kosztów używania prywatnych samochodów do celów służbowych wolny jest od PIT do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.
Pozostali pracownicy muszą płacić PIT od zwracanych kosztów używania swoich prywatnych samochodów do celów służbowych.