Przepisy o VAT nie precyzują określonej formy i sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży VAT, nie zawierają również jednolitego, powszechnie obowiązującego wzoru tej ewidencji. Określają natomiast warunki, jakim powinna ona odpowiadać, i cel, któremu ma służyć (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT). Nadrzędną przesłanką prowadzenia ewidencji VAT jest sporządzenie jej w sposób zapewniający podatnikowi prawidłowe wypełnienie deklaracji VAT. Cel ten wyznacza w konsekwencji:
- zakres informacji, który należy uwzględnić w ewidencji, aby prawidłowo ustalić wysokość zobowiązania podatkowego w deklaracji VAT,
- rodzaje dokumentów, które powinny zostać w niej uwzględnione.
Zobacz też: Sankcje za rozpoczęcie ewidencjonowania po terminie
Podatnicy zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej sporządzają:
- raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,
- raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.
Raporty te zawierają dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. Stanowią one podstawę do ujęcia ich w ewidencji sprzedaży VAT.
Zobacz też: Jakie elementy musi zawierać paragon dokumentujący wpłatę zaliczki?
Podstawę do ujęcia sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej w ewidencji do celów VAT stanowią raporty fiskalne (dobowe lub miesięczne), a nie np. paragony fiskalne potwierdzające poszczególne transakcje sprzedaży. Takie rozwiązanie wynika zarówno z regulacji podatkowych, jak i znajduje swoje praktyczne uzasadnienie. Trudno sobie wyobrazić, by podatnik dokonujący w miesiącu np. kilku tysięcy transakcji sprzedaży potwierdzonych paragonami fiskalnymi ujmował w ewidencji poszczególne transakcje. Z tego powodu podstawę do ujęcia tej sprzedaży w ewidencji VAT stanowią raporty fiskalne z danymi sumarycznymi za dobę, miesiąc lub inny okres. Stanowisko to potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14 lutego 2012 r., (sygn. IPPP2/443-1296/11-3/KOM). Z pisma tego wynika, że:
W przypadku sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej dokumentami, które stano- MF wią podstawę zapisów w ewidencji sprzedaży VAT, są dobowe raporty fiskalne lub miesięczny raport fiskalny. Raporty te zawierają dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. Tym samym spełniają warunki do ujęcia ich w ewidencji sprzedaży VAT. Istotne jest przy tym, że podstawę ujęcia sprzedaży w ewidencji VAT stanowią okresowe raporty fiskalne (dobowe lub miesięczny), a nie np. paragony fiskalne, które dokumentują poszczególne transakcje.
Zobacz też: Jak ująć sprzedaż w procedurze VAT marża na kasie rejestrującej?
Sprzedaż udokumentowaną jednocześnie paragonem fiskalnym i wystawioną fakturą należy ująć w ewidencji sprzedaży tylko raz. Jeżeli podatnik wystawił fakturę, która dokumentuje sprzedaż zaewidencjonowaną wcześniej w kasie fiskalnej, to wystawionej faktury nie ujmuje ponownie w ewidencji sprzedaży VAT. Kwoty, które wynikają z faktury, znajdą się bowiem odpowiednio w dobowym oraz miesięcznym raporcie fiskalnym, które stanowią podstawę ujęcia dokonanej transakcji w ewidencji sprzedaży VAT. W rezultacie w ewidencji sprzedaży VAT podatnik ujmuje:
- obrót wraz z kwotą podatku należnego - na podstawie dobowych lub miesięcznych raportów fiskalnych (ewidencja fiskalna),
- zmniejszenia obrotu wraz z kwotą podatku należnego - na podstawie ewidencji zwrotu towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, ewidencji pomyłek i pozostałych ewidencji korekt (pozafiskalna ewidencja korekt).