Tak, mogą Państwo zaliczać do kosztów wydatki związane z eksploatacją samochodów służbowych używanych przez pracowników za odpłatnością również do celów prywatnych. Krajowa Informacja Podatkowa zaleca aby w takim przypadku w umowie zawartej z pracownikiem zawrzeć zapis, że ponoszona przez niego odpłatność pokrywa koszty zużytego do celów prywatnych paliwa.
W opisanym przez Państwa przypadku koszty używania samochodów służbowych pozostają w całości kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów, tj. częściowo kosztami ponoszonymi w celu osiągania przychodów z działalności podstawowej Państwa firmy, zaś w pozostałej części kosztami ponoszonymi w celu osiągania przychodów z odpłatnego ich udostępniania pracownikom. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 lipca 2014 r., sygn. IPTPB3/423-131/14-4/KJ, w której czytamy, że:
(...) skoro z tytułu odpłatnego udostępnienia dla potrzeb prywatnych samochodów służbowych pracownikom Spółka uzyskuje przychód z tytułu odpłatnego udostępnienia pracownikom samochodów służbowych, to wydatki ponoszone przez Spółkę związane z eksploatacją tych samochodów, jako ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, stanowią koszt jego uzyskania.
Zobacz też: Od kiedy można amortyzować samochód zakupiony na raty?
Pracodawca umożliwia pracownikowi używanie do celów prywatnych osobowego samochodu służbowego. Z tego tytułu co miesiąc pracodawca potrąca z wynagrodzenia pracownika 300 zł. W styczniu 2015 r. pracodawca poniósł koszty zakupu paliwa do samochodu w kwocie 580 zł netto oraz potrącił z wynagrodzenia pracownika 300 zł. Paliwo było wykorzystywane do jazd prywatnych i służbowych. W tej sytuacji pracodawca:
- do kosztów uzyskania przychodów stycznia może zaliczyć 580 zł tytułem kosztów zakupu paliwa do samochodu służbowego,
- do przychodów stycznia 2015 r. powinien zaliczyć przychód z tytułu wynagrodzenia za odpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu do użytku prywatnego.
Zobacz też: Kiedy wspólność majątkowa wyklucza prawo do jednorazowej amortyzacji samochodu ciężarowego?
Dodać należy, że wskazane jest, aby wynagrodzenie pobierane od pracownika za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych w przybliżeniu odpowiadało szacunkowym kosztom, które ponoszone są przez pracodawcę w związku z prywatnym wykorzystywaniem samochodu służbowego przez pracownika. W szczególności należy unikać określania wynagrodzenia, o którym mowa, w symbolicznej wysokości, gdyż rodzi to ryzyko uznania przez organy podatkowe, że w istocie samochody są pracownikom udostępniane nieodpłatnie.
PODSTAWA PRAWNA: art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 251