Wszystko co dobre kiedyś dobiega końca. To znane polskie powiedzenie dotyczy również samochodów służbowych. Wszechogarniająca wszystko optymalizacja procesów i zasobów, swoim zasięgiem objęła również procedurę wymiany flot aut w firmach i nawet niskoawaryjne pojazdy, trzeba w określonym momencie wymienić na nowsze.
Stereotypowe podejście do ceny samochodów jako podstawowego elementu decydującego o wyborze danego pojazdu, dosyć szybko odchodzi w niepamięć. To bardzo dobra tendencja. Za proces wyboru „nowej wizytówki” naszej firmy (czyli pojazdu) do bezpośredniego kontaktu z klientami, odpowiada już często dział zakupów. Jednak jego decyzja oparta jest na wymaganiach stawianych nowym autom przez fleet managerów.
Rewizja kryteriów zakupu
Wszystkim decydentom procesu wymiany floty towarzyszyć powinien jeden wspólny cel: zakup samochodów o najniższym całkowitym koszcie użytkowania (TCO), spełniających jednocześnie określone, wyznaczone częściowo indywidualnie przez firmę wymagania, oczekiwaną jakość oraz posiadających niezbędne wsparcie posprzedażowe. Cel ten można osiągnąć w drodze optymalizacji procesu wyboru, który ze względu na poziom skomplikowania, wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia w wielu obszarach: technicznym, analitycznym, negocjacyjnym, finansowo-podatkowym, zarządzania projektami i kierowania zespołami. Musi być więc prowadzony przez zespół projektowy, a nie indywidualnego specjalistę.
Zobacz też: ABS i ESP - niezbędne dla każdego auta firmowego
W pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić, czy dotychczas użytkowane modele samochodów, będą nadal spełniać nasze obecne, ale przede wszystkim przyszłe potrzeby biznesowe oraz zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa dla korzystających z nich pracowników. Często ten etap bywa jednak pomijany i kupujemy nadal to czym jeździmy od dawna, a przecież biznes się ciągle zmienia i jego potrzeby również. Przykładowo, jeżeli do tej pory nasza flota posiadała niemal tylko pojazdy w wersji kombi, bo przedstawiciele wozili gabarytowe przedmioty, czy nadal jest to konieczne, gdy teraz jeżdżą zwykle z pustym bagażnikiem? Jeżeli dawniej pojazdy nie wyposażano w klimatyzację, czy obecnie nie stanowi koniecznego wyposażenia, gwarantującego komfort i lepszą prezencję użytkowników? Takich pytań można mnożyć.
Kolejny krok stanowi identyfikacja odpowiedniego napędu. Często decydujemy się na jedno rozwiązanie. A dlaczego nie kupować pojazdy z napędem Diesla dla przedstawicieli handlowych (jeżdżą bardzo dużo), a z napędem benzynowym dla kadry kierowniczej, gdzie przebiegi są najczęściej znacznie mniejsze?
Czas użytkowania
Następne bardzo ważne pytanie w kwestii wymiany naszych samochodów flotowych dotyczy czasu ich użytkowania (ilość km - lata). Gorąco rekomenduję, aby na ten etap poświęcić jak najwięcej czasu, gdyż błędne określenie potrzeb zawsze doprowadzi do błędnego zakupu. Wszystkie decyzje powinniśmy podejmować na podstawie szczegółowych analiz kosztowych, a nie dlatego „bo mi się tak wydaje” albo „ale przecież jest to oczywiste”.
Niezbędną metodologią jest analiza TCO - obliczanie wszystkich kosztów użytkowania.
Musimy zdefiniować, jakie wydatki ponosi firma przez cały okres eksploatacji pojazdu flotowego. A więc nie tylko cena zakupu, ale również wszystkie koszty eksploatacji (paliwo, przeglądy, koszt elementów szybko-zużywających się i ich wymiany, itp.), usterkowość i straty jakie ponosi nasz pracownik czekając na naprawę i koszt samochodu zastępczego.
Zobacz też: Instalacja LPG w aucie firmowym: czy warto?
I na końcu coś, co dopiero ostatnio zaczynamy uwzględniać, a więc wartość rezydualna, czyli ile złotówek dostaniemy za pojazd po jego wycofaniu. Często wybór „tańszego” pojazdu (niższa cena) okazuje się „droższy” - kwota jaką otrzymamy przy odsprzedaży auta będzie znacznie niższa. Wielokrotnie słyszę argumenty, że jest to sztuczne, bo trudno ocenić dzisiaj ile dany model będzie wart na rynku za 3-4 lata. Moim zdaniem to prawda, ale mamy na to „lekarstwo” - gwarantowany odkup samochodu przez dostawcę.
Głosuję za leasingiem
Jak już wiemy co chcemy kupić, dopiero teraz możemy przejść do etapu zbierania ofert, negocjacji i wyboru dostawcy. Budowa zapytania jest prosta - przecież już wcześniej metodologią TCO zespół projektowy zdefiniował wszystkie elementy kosztowe, o które prosimy dostawców. Kluczowy element na tym etapie stanowi ich sprowadzenie do jednego wspólnego miernika np. „zł na 1 km”. W ten sposób bardzo łatwo porównamy wszystkie otrzymane propozycje, co ułatwi podjęcie transparentnej decyzji. Etap negocjacji to już indywidualne umiejętności kupców, ich wiedza o rynku i dostawcach.
Pozostaje jeszcze jeden dylemat: w jaki sposób będziemy finansowali pozyskanie tych nowych pojazdów. Mamy do wyboru: zakup własny za gotówkę, zakup własny w ramach kredytu bankowego, leasing finansowy lub operacyjny.
To strategiczna decyzja firmy i powinna być podjęta przez zarząd i służby finansowe - na pewno nie można zostawiać jej fleet managerowi czy kierownikowi działu zakupów. Ja opowiadam się za leasingiem tzn. „wyprowadzeniem” z firmy procesu, który nie jest dla nas kluczowy i uwolnienie zasobów. Ponadto istotny element stanowi przeniesienie ryzyka do firmy zewnętrznej. Jeżeli wybierzemy leasing, możemy być pewni, że poprawne przeprowadzenie procesu pozyskiwania pojazdów flotowych opisane powyżej, znacznie wzmacnia naszą pozycje negocjacyjną wobec firm leasingowych i z pewnością zaowocuje uzyskaniem efektywnego kontraktu.