Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne. Ustawodawca przewidział jednak w powołanym przepisie trzy kategorie wierzytelności nieściągalnych ,które mogą stanowić. koszty uzyskania przychodu. Będą więc kosztem uzyskania przychodu m.in. wierzytelności odpisane jako nieściągalne, które uprzednio na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o CIT zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w ust. 2 (art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a ustawy o CIT).. Zgodnie natomiast z art. 16 ust. 2 ww. ustawy, jednym ze sposobów udokumentowania nieściągalności należności jest sporządzenie przez podatnika protokołu, w którym stwierdza, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne, związane z dochodzeniem wierzytelności, byłyby równe lub wyższe od kwoty samej wierzytelności (art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT).
Przewidywane koszty dochodzenia wierzytelności na drodze postępowania sądowego oraz postępowania egzekucyjnego mogą niekiedy przewyższać kwotę samej wierzytelności a to powoduje brak opłacalności takiego dochodzenia. Ustawodawca umożliwił więc podatnikom na podstawie ww. przepisu zaliczenie wierzytelności odpisanych jako nieściągalne do podatkowych kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem udokumentowania ich nieściągalności sporządzonym przez podatnika protokołem.
Koszty jakie zmuszony będzie ponieść podatnik mogą wynikać np. z ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, kosztach wynikających z ustawy o komornikach sądowych i egzekucji. Przykładowo mogą to być koszty sądowe w postaci opłat sądowych (wpis, opłata kancelaryjna) i zwrotu wydatków, koszty powołania biegłych, koszty ogłoszeń w prasie, koszty działania komornika, koszty doręczania korespondencji. Jeżeli ilość wierzytelności będzie duża mogą to być również koszty zatrudnienia dodatkowych pracowników.
Przepisy podatkowe nie określają jak ma wyglądać prawidłowo sporządzony przez podatnika protokół. Każda wierzytelność musi być więc opisana wraz z ewentualnymi kosztami, które musiałby ponieść podatnik w przypadku postępowania sądowego i egzekucyjnego. Za minimalny zakres informacji, który powinien znaleźć się w protokole, należy uznać:
- datę powstania należności,
- dokumentację wierzytelności (nr faktury, nr umowy),
- dane wierzyciela,
- kwotę wierzytelności,
- datę sporządzenia protokołu,
- podpis osoby reprezentującej jednostkę lub innej upoważnionej osoby,
- uzasadnienie wysokości kosztów dochodzenia należności oraz wskazanie, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty wierzytelności.
W przypadku np. odpowiedzialności solidarnej, czyli w sytuacji gdy wierzyciel może dochodzić zapłaty należności również od innych podmiotów, którzy ponoszą solidarną odpowiedzialność wobec wierzyciela lub od poręczycieli, można przyjąć jako przewidywane koszty iloczyn sumy kosztów, które musiałby ponieść podatnika oraz liczby dłużników czy poręczycieli takich wierzytelności.
Tekst: Joanna Litwińska, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego