Niewłaściwe decyzje w łańcuchu dostaw mogą skutkować nadmiarem zapasów lub ograniczeniem produkcji. W obu przypadkach to niechciany koszt, którego można uniknąć. Jak to zrobić?
Redukcja kosztów dostaw
Każdy zarząd firmy, a przynajmniej część, wspiera zarządzanie przedsiębiorstwem systemem ERP, który może być skutecznym narzędziem do precyzyjnego planowania dostaw surowców, o ile potrafi się szybko wyciągnąć właściwe wnioski z przetwarzanych w nim informacji. Zdarza się, że ERP nie przetwarza wszystkich danych niezbędnych do efektywnego planowania produkcji. Ich źródłem mogą być inne systemy dziedzinowe, wspomagające zarządzanie zamówieniami, prognozowanie sprzedaży z uwzględnieniem rachunku prawdopodobieństwa powodzenia transakcji. Poza tym firma może przetwarzać w innym miejscu dane z zapasów towarów gotowych do sprzedaży, dane z poziomu zapasów surowców oraz parametry i informacje z procesu produkcji. Integracja danych z wielu źródeł w taki sposób, by móc odpowiedzieć na pytania o koniecznym poziomie obciążenia linii produkcyjnej i zapotrzebowania na surowce jest kluczem do optymalizacji kosztów w obszarze zakupu i składowania surowców. ERP może odegrać tu decydującą rolę jako system centralny, który realnie wspomaga decyzje. Znaczenie ma tu także czas, w jakim decydenci otrzymują dane do decyzji, a także tempo i sposób ich przekazania na linię produkcyjną i do działu zamówień. Uporządkowanie procesów w tym obszarze i przyspieszenie obiegu informacji to czynniki mające pozytywny wpływ na zoptymalizowanie dostaw.
Koszty magazynowania surowców i produktów
W przypadku wielu firm produkcyjnych magazynowanie jest jedną z głównych pozycji kosztowych. Dlatego też każda firma zabiega o to, by ilość posiadanych surowców zapewniła jej ciągłość produkcji i jednocześnie umożliwiła wytwarzanie na wymaganym, ale nie nadmiarowym, poziomie. Z drugiej strony, równie ważne jest racjonalne gospodarowanie przestrzenią magazynową do składowania wyrobów gotowych. Z reguły, właśnie ze względu na wysokie koszty magazynowania, nadprodukcja nie jest opłacalna, nawet jeśli producent ma pewność co do kontraktów swoich odbiorców i wie, że nadprodukcję sprzeda w przyszłości. Wśród firm produkujących żywność nadprodukcja jest jeszcze bardziej ryzykowna i kosztochłonna. Dlatego system ERP powinien wspierać firmy we wdrażaniu modelu zarządzania produkcją "Just In Time". Zapewnia on płynny przebieg procesu produkcyjnego adekwatny do rzeczywistych poziomów zamówień, a nie mocy przerobowej fabryki. Just In Time pozwala scentralizować informacje o zamówieniach z danymi o możliwościach linii produkcyjnej oraz dostępnymi zasobami, dzięki czemu firma produkuje dokładnie tyle, ile sprzeda, a także zamawia surowce w ilości dokładnie takiej, jakie są jej aktualnie potrzebne. W ten sposób ogranicza do minimum koszty składowania. Model Just In Time musi być elastyczny, tak by skalą produkcji można było zarządzać w czasie rzeczywistym.
Raportowanie = większa efektywność w produkcji
Rolą systemów ERP powinno być dostarczenie kierownictwu pełną wiedzę: o bieżącej i planowanej produkcji, dostępności wszystkich zasobów, surowcach będących w drodze, zamówieniach do realizacji. Równie ważny jest także dostęp do danych archiwalnych. Wyzwanie jest o tyle większe, że firmy produkcyjne często nie działają w jednej lokalizacji – mają różne oddziały oraz magazyny i często bazują na skomplikowanym modelu logistyki. Właściwie przeprowadzona integracja informacji na poziomie systemu ERP pozwala generować dla kierowników produkcji niezbędne raporty. Wtedy system przynosi znaczne oszczędności w samym procesie analitycznym. Im wyższy poziom integracji i kompletności informacji, tym mniej zasobów osobowych potrzeba do wygenerowania potrzebnych zestawień. Co więcej, analizy można uzyskać praktycznie „od ręki”, ponieważ ERP wykonuje te operacje samodzielnie, bez udziału człowieka. Każdy menedżer wie, co znaczy otrzymać szybko wiarygodne i obrazujące stan faktyczny informacje. Dysponując pełną wiedzą, firma może wdrażać skuteczny monitoring produkcji, szybko identyfikując te miejsca procesu produkcyjnego, które wymagają optymalizacji. Praca nad lepszą efektywnością może być realizowana także na poziomie operacyjnym. Jeżeli np. dana maszyna nie produkuje, liczy się uzyskanie szybkiej informacji o przyczynie awarii lub przestoju. ERP daje możliwość rejestracji każdego z rodzajów transakcji i zdarzeń w powiązaniu z konkretną osobą lub z gniazdem produkcyjnym. Dzięki temu firmie jest łatwiej utrzymać efektywność na zadowalającym poziomie, ale też minimalizować różnego rodzaju czynniki ryzyka powiązane z kapitałem ludzkim.
Jak nie marnotrawić?
Rolą systemu ERP, obok optymalizacji planowania zasobów, jest wsparcie i kontrola obiegu informacji w kluczowych obszarach biznesowych przedsiębiorstwa. Aktualne, wiarygodne, tzn. pozbawione błędów, dane mają przełożenie na jakość decyzji menedżerskich. Z kolei wygoda i szybkość dotarcia do potrzebnych informacji pozwala kierownictwu bardziej koncentrować się na jakości i wydajności procesów. Wydajny system ERP pozwala identyfikować miejsca i źródła marnotrawienia zasobów, dzięki czemu firma może krok po kroku usprawniać i dostrajać proces produkcyjny. Podobnie, choć nie w każdym profilu produkcji jest to możliwe, ERP pozwala analizować kolejne etapy procesu i dzięki ich optymalizacji, głównie skróceniu czasu trwania pojedynczych operacji na linii produkcyjnej, skrócić w efekcie cały cykl produkcji. Firma „uzbrojona” we właściwie wdrożony system ERP może bardziej koncentrować się na eliminacji czynników ryzyka przestoju produkcji. Dotyczy to zarówno przestoju całego procesu produkcyjnego, jak również poszczególnych jego punktów. Sam fakt możliwości identyfikacji przestojów na każdym z etapów procesu produkcyjnego jest dużym sukcesem, daje bowiem podstawy do decyzji, jak usprawnić działania w takim punkcie.
Producenci, którzy borykają się z chaosem informacyjnym w obszarze produkcji i realizacji zamówień z reguły nie mają dość czasu i energii, by bliżej analizować wydajność i miejsca marnotrawienia zasobów. Nie chodzi tylko o wydajność surowcową, ale o czas poświęcany na operacje, czas tracony na podejmowanie decyzji, koszty popełnionych błędów, obniżoną motywację pracowników itd. Trudno też oczekiwać od takich firm, by optymalizowały cykl produkcyjny – bez systemu integrującego dane, one nie są w stanie tego zrobić. I tym samym ponoszą straty w nie jednym lecz w co najmniej czterech obszarach.
Tekst: Marek Massalski, Sage