W codziennej praktyce biznesowej spotykamy się z określeniami, które używane są na tyle często, że nikt nie podejmuje próby ich definiowania. Uważa się, że ich znaczenie jest powszechnie znane i każdy uczestnik rozmowy lub wymiany korespondencji elektronicznej zna istotę, zakres i cel zagadnienia bez potrzeby wyjaśnienia. Bardzo często stosowanym przykładem jest pojęcie ‘projekt’, a w kręgach osób zajmujących się logistyką – ‘projekt logistyczny’. W artykule zostanie przedstawiona istota projektu logistycznego oraz etapy jego realizacji.
Czym jest projekt logistyczny
Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie, które w zależności od zakresu może trwać zarówno kilka dni, jak i kilka lat. Służy osiągnięciu konkretnego celu, ma wyraźnie określony termin zarówno rozpoczęcia, jak i zakończenia. Po jego finalizacji zajmujący się nim ludzie i zasoby powracają do przydzielonych, codziennych zadań. Projekt logistyczny można określić jako jednorazowe przedsięwzięcie (zadanie), którego celem jest usprawnienie procesów przepływów ładunków i związanych z nimi informacji w przedsiębiorstwie.
Realizację projektu logistycznego można podzielić na pięć podstawowych etapów. Do każdej z nich przypisana jest określona liczba zasobów. Faza pierwsza to faza koncepcji. W sposób ogólny określa się istotę i zakres projektu. Definiuje się najważniejsze potrzebne zasoby, wstępnie określa się wysokość budżetu oraz czas realizacji.
W tej fazie można stwierdzić czy projekt logistyczny jest wykonalny.
Faza pierwsza - Opis projektu logistycznego
Przykładowy opis projektu może wyglądać następująco: „Wybrać firmę kurierską do realizacji doręczeń paczek w firmie „A”. Szacunki budżetowe w fazie koncepcji powinny zgadzać się w minimum +/-70% z budżetem końcowym.
Faza druga - narzędzia, sposób organizacji
Faza druga określona jest jako faza definicji projektu. Tutaj określa się sposób wykonania pracy i sposób organizacji prac w projekcie, bazę narzędzi, z których będzie można skorzystać, najważniejsze osoby i zasoby, wstępne harmonogramy, wstępne założenia budżetowe, które powinny się zgadzać z budżetem końcowym w minimum +/- 90-95%. Opis projektu w tej fazie przykładowy opis może przyjąć następujące brzmienie: „Wybrać najtańszą firmę kurierską do realizacji doręczeń paczek w firmie „A” w systemie krajowym i międzynarodowym lotniczym na terenie UE”.
Faza trzecia - Planowanie projektu logistycznego
Trzecią fazą jest faza planowania. Tutaj powstają szczegółowe plany zawierające listę czynności wraz z terminami, delegacja środków finansowych, wykaz zasobów do wykonania poszczególnych działań. Tworzą się zespoły projektowe. Wyznaczone zostają punkty kluczowe (daty realizacji grup czynności oraz wymagane wyniki w wyniku prac tych grup). Czynnościami w przykładowym projekcie mogą być: analiza wielkości i struktury wysyłek w przepracowanym okresie (w zależności od potrzeb: ostatni miesiąc, kwartał, półrocze, rok), wybór potencjalnych dostawców i wstępna ocena pod kątem możliwości realizacji doręczeń na wymaganym poziomie, stworzenie i dopracowanie zapytania ofertowego, analiza ryzyk i zagrożeń, które mogą wystąpić po podpisaniu umowy z wybranym dostawcą.
Faza czwarta - realizacja
Czwartą fazą jest faza realizacji, w której zespół zaczyna realizować plan projektu. Prawidłowo zrealizowane dwie poprzednie fazy w tym miejscu zaczynają procentować. Kierownik lub Kierownicy projektu koordynują prace, pilnują, aby wyznaczone punkty kluczowe były planowo osiągane. W naszym przykładzie realizacja następuje poprzez wysłanie zapytania ofertowego do wybranej grupy dostawców, analiza otrzymanych ofert, utworzenie krótkiej listy, spotkania z przedstawicielami dostawców z krótkiej listy, wybór najkorzystniejszej opcji, konsultacje prawnicze na temat zapisów w umowie i – na samym końcu – podpisanie umowy z firmą kurierską. Z chwilą złożenia podpisu przez osoby uprawnione następuje realizacja celu projektu – firma kurierska zostaje wybrana. Projekt jednak jeszcze się nie kończy.
Faza piąta - podsumowanie
Następuje ostatnia, piąta faza - powykonawcza. Jest to podsumowanie zarządzania projektem. Kierownik projektu potwierdza, że wynik jest zgodny z oczekiwaniami, porównuje wyniki rzeczywiste z wynikami spodziewanymi, które zostały określone w fazie planowania. Na zebraniu zespołu projektowego omawiane są słabe i silne strony projektu oraz realizujących go pracowników. Wraz z końcem projektu wszystkie zasoby zaangażowane do właśnie zakończonego przedsięwzięcia są delegowane do innych zadań. Procedura rozpoczyna się od nowa.
Ponad połową sukcesu w realizacji projektu jest to, aby wszyscy jego uczestnicy poznali w sposób prosty i zrozumiały cele jego realizacji. W artykule celowo słowo ‘projekt’ zostało powtórzone dość często. Ten zabieg miał pokazać jak często w codziennej praktyce biznesowej to słowo jest stosowane. Dobrze jest, rozpoczynając dane przedsięwzięcie wytłumaczyć czego tak naprawdę będzie dotyczyć.
Bazując na przytoczonym przykładzie prócz definicji ‘projektu’ dodatkowo wyjaśnić pojęcia: kurier, usługa kurierska, paczka, usługa krajowa, usługa międzynarodowa, usługa międzynarodowa lotnicza, usługa na terenie Unii Europejskiej, oferta, oferta najkorzystniejsza cenowo punktu widzenia dzielności firmy itp. O rzeczach oczywistych zwykle się nie dyskutuje, niemniej taki wstęp utwierdzi w przekonaniu, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą w jakim obszarze mają się poruszać oraz są świadomi celu, jaki należy osiągnąć.