Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej – ustawa o PDOF) wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zwolnieniem podatkowym objęto zatem świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty przyznawane pracownikom w ramach przepisów BHP na podstawie obowiązujących ustaw i wydanych na ich podstawie przepisów wykonawczych.
Przepisy ustawy o PDOF oraz ustaw szczególnych nie precyzują przy tym bezpośrednio, w jakiej formie pracodawca ma zapewnić pracownikowi okulary. Wskazano w nich jedynie, że formę zapewnienia okularów korygujących wzrok określa pracodawca w swoim regulaminie normującym zasady przestrzegania przepisów BHP. Wskazać należy zatem, iż w takim przypadku istotne są postanowienia wewnątrzzakładowego regulaminu normującego zasady przyznawania świadczeń w postaci zwrotu kosztów zakupu okularów. Regulamin obowiązujący pracodawcę jest bowiem wewnętrznym źródłem prawa, do przestrzegania którego pracodawca jest zobowiązany. W związku z powyższym dokonanie zwrotu niezgodnie z regulaminem grozić może stwierdzeniem przez organ podatkowy, iż świadczenie nie zostało przyznane zgodnie z odrębnymi ustawami lub przepisami wykonawczymi wydanych na podstawie tych ustaw. Zatem zastosowanie zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym do osób fizycznych w przypadku wskazania w regulaminie, iż należny jest on na podstawie faktury, wiąże się z wysokim ryzykiem podatkowym.
W sytuacji, w której pracodawca nie określiłby sposobu dokumentowania zakupu okularów w regulaminie wewnętrznym wówczas forma paragonu imiennie wskazującego adresata świadczenia mogłaby zostać uznana przez organ podatkowy za podstawę zwrotu wydatków na okulary – jeśli paragon byłby oznaczony imiennie a pracodawca miałby także inne dowody, iż okulary zostały faktycznie zakupione przez danego pracownika (np. imienny kosztorys sporządzony przez zakład optyczny).
Tekst: Grzegorz Wachołek, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego