Co do zasady sprawę użytkowania pojazdu przez pracownika w celach prywatnych, w tym korzystania w czasie urlopu, powinno się rozpatrywać już na etapie przydzielania aut służbowych. – W teorii każda firma może pozwolić pracownikowi korzystać z aut służbowych do celów prywatnych, jednak musi to być dokładnie określone w polityce flotowej, zarówno jeżeli chodzi o prawa, obowiązki jak i ponoszone koszty – mówi Maciej Kalinowski, zastępca kierownika ds. obsługi floty w KRKA Polska, choć zastrzega, że to jest tylko pewien model postępowania, niekoniecznie praktykowany w jego firmie.
Wykorzystanie samochodu służbowego podczas urlopu - prawo jest niejasne
Wielu menedżerów mówi niechętnie o użytkowaniu aut służbowych podczas urlopów, prosząc o zachowanie anonimowości. Wszystko dlatego, że w Polsce nadal nie zostały uregulowane normy prawne dotyczące użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych. – Pracownicy naszej grupy nie mogą korzystać z aut firmowych do własnych spraw, także do podróży w czasie urlopu. Taki zakaz wprowadziliśmy dość dawno i w najbliższym czasie nie zamierzamy go zmieniać – mówi jeden z nich. – Użytkownicy płacą ryczałt za korzystanie z pojazdu do celów prywatnych. Mogą więc nim pojechać także podczas urlopu, choć muszą wcześniej poprosić o zgodę dział floty – dodaje inny menedżer.
Właśnie z powodu niejasnego prawa oraz spowolnienia gospodarczego, wielu flotowców wprowadziło zakaz użytkowania auta służbowego do celów prywatnych. – Jeśli resort finansów sprecyzuje przepisy pozwalające na rozliczenie pracownika z korzystania samochodu, będziemy się zastanawiać czy umożliwić korzystanie z pojazdów służbowych w czasie urlopu. Choć moim zdaniem z punktu widzenia finansowego interesu przedsiębiorstwa, „wypożyczanie” pojazdów użytkownikom to niekorzystne rozwiązanie. Zmniejsza bowiem czas użytkowania auta w firmie oraz powoduje dodatkowe ryzyko wypadku, a zatem spadku wartości środka lokomocji – twierdzi jeden z naszych rozmówców.
Samochodem służbowym na wakacje - podatek od dochodu
Pracownicy małopolskiej spółki SIG mogą używać samochody służbowe w czasie urlopu, muszą jednak liczyć się z partycypacją w kosztach. W teorii powinny być one proporcjonalne do wartości rynkowej powierzonego auta, jak i ilości pokonywanych prywatnie w miesiącu kilometrów. Może być to realizowane na zasadzie określenia kwoty miesięcznej wraz z limitem przebiegu, oświadczeń pracowników o wykorzystaniu auta do celów prywatnych w kilometrach za dany miesiąc itp.
- Jeśli nasz pracownik korzysta z auta służbowego w czasie urlopu, to naszym zadaniem – jako firmy – jest dokładne wyliczenie wartości podatku dochodowego, jaki osoba zatrudniona w SIG musi zapłacić. Odbywa się to poprzez ustalenie wartości rynkowej wynajęcia samochodu podobnego segmentu, z porównywalnym wyposażeniem i mocą z wypożyczalni i na tej podstawie możemy ustalić poziom wartość podatku dochodowego, z jakiego pracownik musi rozliczyć się z urzędem skarbowym. Prawdopodobnie z powodów podatkowych i dodatkowej odpowiedzialności większość naszych pracowników w czasie urlopu nie korzysta z aut służbowych wykorzystując do tego prywatny samochód – wyjaśnia Bogumiła Czernecka, kierownik floty i transportu w SIG.
Paliwo z własnej kieszeni
Oczywiście w czasie, kiedy pracownik jest na urlopie, wszelkie zakupy paliwa i eksploatacji samochodu musi dokonywać z własnych środków. - Pokrywa on z własnej kieszeni również wszelkie dodatkowe koszty ubezpieczeń, których nie przewiduje standardowa polisa. To samo dotyczy jakichkolwiek niestandardowych usterek pojazdu, zwłaszcza tych wynikających z niewłaściwego użytkowania samochodu, to wówczas pracownik pokrywa koszty naprawy auta – dodaje Bogumiła Czernecka.
Pracownicy firmy Provident mogą jeździć pojazdami podczas urlopu, ponosząc koszty paliwa, dodatkowego ubezpieczenia, opłat za autostrady czy parkingi. W TELTECHU także istnieje taki przywilej, dotyczący użytkowników mających przydzielone auta imiennie.
Rozsądne zasady korzystania z samochodów służbowych
A co się dzieje z samochodem służbowym, jeśli pracownik wybiera się na urlop i nie korzysta z auta flotowego? – W celu zabezpieczenia mienia firmy, oraz minimalizowania ryzyka po stronie pracownika, w przypadku dłuższych nieobecności w pracy, auto powinno być zdawane – uważa Maciej Kalinowski.
W praktyce wiele zależy od tego, jak długo pracownik będzie na wczasach oraz jaka odległość dzieli siedzibę firmy od rejonu działania jego przedstawiciela. – Polityka flotowa naszej firmy zakłada, że pracownik przed urlopem musi zostawić samochód służbowy w bezpiecznym miejscu. Gdzie to będzie – ustalamy pomiędzy pracownikiem, jego przełożonym i zarządzającym flotą. Najlepszą lokalizację stanowi teren firmy, lecz podchodzimy do tego zagadnienia w sposób rozważny i nie zamierzam żądać np. od przedstawiciela handlowego z Gdańska, aby odstawił auto służbowe do Warszawy. W takiej sytuacji może to być miejsce lub parking w pobliżu jego miejsca zamieszkania – mówi jeden z administratorów floty.
Tekst: Paweł Mikos
Artykuł pochodzi z magazynu Flota Auto Biznes