Wydatki poniesione przez pracodawcę w związku z podróżami służbowymi pracowników, które są zwracane przez pracodawcę mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w przypadku prawidłowego udokumentowania pod warunkiem udowodnienia związku pomiędzy poniesionymi wydatkami a uzyskanymi przez pracodawcę przychodami, bądź zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.
Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 15 lipca 2010 r. ( sygn. IPPB3/423-305/10-4/EB ) wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być udokumentowane zarówno fakturami wystawionymi na Spółkę ale również fakturami wystawionymi na pracownika, ponadto właściwą dokumentację mogą stanowić paragony fiskalne, bilety wystawione na pracownika a także oświadczenia pracowników dotyczące poniesionych wydatków, przyczyn braku odpowiedniej dokumentacji.
Jakimi przepisami powinien się kierować podatnik chcąc prawidłowo udokumentować poniesiony wydatek?
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PDOP podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m powyższej ustawy. Zasadne wydaje się więc odwołanie do przepisów ustawy o rachunkowości. Przepisy ustawy o rachunkowości stanowią, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, kreślenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ponadto dowody księgowe powinny być rzetelne czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.
Dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Jak już bowiem wspomniano, podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu. Jednakże w orzecznictwie utorował się również pogląd oparty na przepisach Ordynacji Podatkowej które stanowią, że jako dowód należy dopuścić wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności mogą to być: księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych oraz inne materiały i informacje. W konsekwencji dowodem przeprowadzenia określonej transakcji gospodarczej, w tym także poniesienia wydatku, może być wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem, a może przyczynić się do wyjaśnienia stanu faktycznego i nie jest przy tym konieczne, aby dowód ten spełniał wymogi przewidziane w przepisach ustawy o rachunkowości.
Powyższe przepisy stanowią więc wytyczne dla podatników w jaki sposób powinny być dokumentowane, jednak to od uznania organu podatkowego zależy czy na podstawie przedstawionych dowodów dana okoliczność zostanie uznana za udowodnioną.
Tekst: Joanna Litwińska, ECDDP Sp. z o.o.