Klient mający potrzebę transportu kontaktuje się z działem Obsługi Klienta. Przedstawiciel tego działu zadaje mu podstawowe pytania na temat jego firmy i oczekiwań w stosunku do żądanego transportu.
Ważny jest kierunek, waga, wymiary, wymagany czas tranzytu, specyfika towaru, jego wartość. Często określany jest również założony budżet klienta. Pracownik działu Customer Service, na podstawie udzielonych odpowiedzi, doradza typ usługi.
Jeśli oczekiwania transportowe mieszczą się w ramach standardowej palety usług kurierskich – cena i warunki transportu zostają podane podczas pierwszego kontaktu. Pracownik działu Obsługi Klienta przyjmuje zlecenie i aranżuje je w systemach kuriera.
Co oznacza standardowa usługa kurierska na przykładzie TNT?
To usługa realizowana globalną siecią transportową – drogową i lotniczą, która jest powtarzalna, regularna i z góry określona. Tysiące kurierów codziennie odbierających i dostarczających przesyłki w 220 krajach, setki ciężarówek regularnie kursujących pomiędzy oddziałami i hubami tranzytowymi, dziesiątki samolotów z centrum przeładunkowym w Liege gwarantują stałe ceny transportu o ściśle określonym czasie trwania i dla określonych gabarytów.
Klientowi się spieszy
Co dzieje się w przypadku jeśli waga przesyłki wynosi kilka ton? Albo towar jest materiałem niebezpiecznym, bardzo wartościowym, a nawet… zwierzęciem? Tu przedstawiciel działu Obsługi Klienta łączy rozmowę z działem Special Services.
Usługi specjalne są szyte na miarę potrzeb klienta. Tu nie ma stałych połączeń, nie ma ograniczeń wag, wymiarów czy specyfiki towaru. Specjaliści działu Special Services wnikliwie badają potrzeby klienta. To może być dedykowany transport drogowy, transport lotniczy realizowany liniami komercyjnymi w opcji od drzwi do drzwi czy od drzwi do lotniska, czarter dedykowanego samolotu, kurier na pokładzie osobiście eskortujący pilną i wartościową przesyłkę lub rozwiązania oparte na systemie kurierskim, wzbogacone dedykowanym odbiorem czy doręczeniem.
Każda usługa jest inna, każda indywidualnie dobrana do potrzeb klienta.
Ceny są pochodną składowych kosztów i niekoniecznie są „specjalne”. Usługa tego typu może być tańsza niż kurierska, przykładowo dla większych wag. Może być też droższa, ale wtedy w grę często wchodzą aspekty możliwych kar wynikających z przestoju linii produkcyjnych i umowne 8000 EUR za dedykowany transport lotniczy po Europie przesyłki 30 kg nie jest oszałamiającą kwotą.
To dlatego pracownicy firmy kurierskiej pytają o wagę i wymagany czas transportu – dla przesyłki dokumentowej czy nieprzekraczającej 200 kg system kurierski oferuje szereg opcji efektywnych kosztowo o ściśle określonym czasie transportu.
Transport kilku ton siecią kurierską byłby już sporym wydatkiem – dlatego Special Services dobiera najwłaściwsze połączenie jednego ze swoich partnerów, które odpowiada zarówno pod względem czasu tranzytu, jak również finansowym.
Klient zleca usługę standardową i może ją śledzić w systemie Track and Trace. Na każdym etapie przeładunku, odprawy celnej czy dostawy - w systemie widnieją odpowiednie statusy. Klient zlecający usługę specjalną otrzymuje „w pakiecie” dedykowanego specjalistę, który drogą mailową czy telefoniczną informuje go o postępach transportu.