Operacje logistyczne komplikują restrykcyjne wymogi szeroko pojętego prawa farmaceutycznego, a w szczególności Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej. Zgodnie z nimi, magazyny farmaceutyczne powinny być utrzymane we właściwym stanie technicznym i sanitarnym, pozwalającym na całodobową kontrolę oraz rejestrację warunków temperaturowych oraz wilgotności.
Bezpiecznie funkcjonujący operator posiada wdrożone systemy alarmowe, informujące o odstępstwach od założonych warunków magazynowania. Ponadto, w przypadku produktów wymagających spełnienia dodatkowych kryteriów (zimny łańcuch, cytostatyki, substancje psychotropowe, środki odurzające) operator powinien zapewnić możliwość przechowywania ich w specjalnie wydzielonych miejscach, często z ograniczonym dostępem osób postronnych.
Prawidłowość wszystkich operacji logistycznych oraz ich zgodność z wymogami prawa jest stale nadzorowana przez specjalnie zatrudnionych farmaceutów.
Obsługa logistyczna farmaceutyków wymaga właściwego zaprojektowania wielu procesów, w tym bardzo istotnego procesu wstrzymania lub wycofania produktu z obrotu, w każdym przypadku, gdy zaistnieje taka potrzeba. Kluczowym zagadnieniem jest oczywiście dokumentacja towarzysząca tym procesom, w szczególności procedury, instrukcje oraz formularze prezentujące poprawność ich przebiegu.
Niezwykle istotną kwestią w przypadku farmaceutyków pozostaje ich transport. Należy pamiętać o tym, że samochody przewożące leki powinny być wyposażone w agregaty umożliwiające utrzymywanie w przestrzeni naczep zadanej temperatury oraz dodatkowe systemy umożliwiające uzyskanie potwierdzenia prawidłowości warunków temperaturowych przewozu.
Niedotrzymanie właściwych warunków magazynowania oraz transportu może skutkować utratą jakości produktów, a tym samym stanowić zagrożenie dla zdrowia, a nawet życia pacjenta.
Podstawowe determinanty określające wybór operatora:
- doświadczenie, gwarantujące sprawne wdrożenie wybranego modelu logistycznego
- dostępność infrastruktury magazynowej i transportowej
- cena
- elastyczność operatora
- niezależność
Z czysto operacyjnego punktu widzenia klient przed podjęciem decyzji o współpracy powinien:
- dokonać przeglądu zagadnień potwierdzających doświadczenie operatora logistycznego w branży farmaceutycznej, gwarantujących sprawną realizację wymogów Klienta
- przeanalizować wdrożone systemy zarządzania jakością
- zaudytować kompleks pomieszczeń magazynowych wraz z infrastrukturą
- zbadać referencje aktualnych klientów
- dokonać przeglądu wyników audytów, inspekcji (w tym inspekcji farmaceutycznej)
- zbadać narzędzia informatyczne (aplikacje magazynowe + możliwości tworzenia interfejsów) umożliwiające pełną kontrolę produktu, jego serii i daty ważności
- przeanalizować dostępność wykwalifikowanej kadry – farmaceutów, jako osób odpowiedzialnych za nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesów logistycznych
Wszystkie powyższe czynności mają na celu uzyskanie pełnego potwierdzenia, że operator jest gotowy do wdrożenia wybranego przez klienta modelu logistycznego, włączając posiadanie stosownych zezwoleń, dostępność pomieszczeń magazynowych z zainstalowaną infrastrukturą oraz środków transportowych.