Zgodnie z art. 5 ust.1 Wspólnotowego Kodeksu Celnego każdy może ustanowić przedstawiciela do reprezentowania go przed organami celnymi, celem spełnienia wszystkich czynności i formalności przewidzianych w ustawodawstwie celnym.
Przedstawicielem może być osoba fizyczna, która na stale zamieszkuje we Wspólnocie oraz osoba prawna lub stowarzyszenie osób uznane za zdolne do podejmowania czynności prawnych, a nie posiadające przy tym osobowości
prawnej, których siedziba statutowa, siedziba główna lub inna stała siedziba znajduje się we Wspólnocie. Warunek posiadania siedziby we Wspólnocie nie dotyczy osób, które dokonują zgłoszenia do procedury tranzytu, odprawy czasowej lub też zgłaszają towary sporadycznie, pod warunkiem, że organy celne uznają te czynności za uzasadnione.
Przedstawicielstwo pośrednie agencji celnej
W przypadku przedstawicielstwa pośredniego - przedstawiciel działa we własnym imieniu lecz na rzecz innej osoby. Przedstawiciel pośredni ponosi większe ryzyko swojej działalności.
Działa on we własnym imieniu (ale na rzecz innej osoby). Ponosi on pełną odpowiedzialność za wszelkie zobowiązania zaciągane na rzecz swojego klienta i w wypadku roszczeń, to on odpowiada przed organami. Ewentualnie później może dochodzić odszkodowania od swojego mocodawcy.
On jednak będzie głównym odpowiedzialnym i zobowiązanym z tytułu jakichkolwiek roszczeń w związku z realizowaną usługą.
Przedstawicielstwo bezpośrednie agencji celnej
Przy przedstawicielstwie bezpośrednim przedstawiciel działa na rzecz i w imieniu innej osoby. Odpowiedzialność przedstawiciela jest ograniczona, gdyż wszelkie zobowiązania są zaciągane na rzecz i w imieniu innej osoby.
W przypadku procesu sądowego to podmiot, zlecająca obsługę, będzie głównym pozwanym. Dopiero potem może dochodzić od przedstawiciela odszkodowania z tytułu nie wywiązania się z realizacji umowy.
Odpowiedzialność jest jednak w znacznym stopniu ograniczona.
Przedstawiciel bezpośredni jest tylko pośrednikiem w realizacji poszczególnych czynności prawnych, nie nabywa nic dla siebie, ani nie zaciąga zobowiązań we własnym imieniu.
Możliwość dokonania zgłoszenia celnego w imieniu przedsiębiorcy w drodze przedstawicielstwa bezpośredniego jest zarezerwowana wyłącznie dla osoby (fizycznej, prawnej lub stowarzyszenia osób nie posiadających osobowości prawnej), która jest agentem celnym lub, jeżeli w jej imieniu czynności przed organem celnym dokonuje upoważniony pracownik wpisany na listę agentów celnych.