Zgodnie z art. 5 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 2913/92 z 12 października 1992 r. ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny (WKC) (Dz.Urz. WE seria L Nr 301 z 19 października 1992 r. ze zm.), każdy ma prawo do ustanowienia przedstawiciela do reprezentowania go przed organami celnymi w celu spełnienia wszystkich czynności i formalności przewidzianych przepisami prawa celnego.
Przedstawicielem – zgodnie z art. 5 ust. 3 w związku z art. 4 pkt. 1 i pkt. 2 WKC – może być osoba fizyczna stale zamieszkująca w Unii Europejskiej (UE) oraz osoba prawna lub stowarzyszenie osób uznane za zdolne do podejmowania czynności prawnych, nieposiadające osobowości prawnej, których siedziba statutowa, siedziba główna lub inna siedziba stała znajdują się w UE. Warunek posiadania siedziby we Wspólnocie nie dotyczy osób dokonujących zgłoszenia do procedury tranzytu, odprawy czasowej lub dokonujących zgłoszeń towarów sporadycznie, o ile organy celne uznają te czynności za uzasadnione.
Należy przy tym zaznaczyć, iż uzupełnieniem postanowień zawartych w art. 5 WKC są zapisy zawarte w ustawie z 19 marca 2004 r. – Prawo celne (Dz.U. Nr 68, poz. 622). Zgodnie z art. 75, w związku z art. 78 prawa celnego, przedstawicielem może być każda osoba, o której mowa w art. 4 ust. 1 WKC, a szczególnie agencja celna, spedytor, przewoźnik – z tym że przedstawicielem bezpośrednim może być wyłącznie osoba, o której mowa w art. 4 ust. 1 WKC, jeżeli jest agentem celnym lub jeżeli w jej imieniu czynności przed organem celnym dokonuje upoważniony pracownik wpisany na listę agentów celnych, z wyjątkami enumeratywnie wymienionymi w art. 78 pkt. 2 ustawy – Prawo celne.
Należy pamiętać, iż w interesie umocowanego jest wskazanie roli w jakiej występuje przy czynności dokonywanej przed organem celnym. W przeciwnym przypadku będzie on uznany jako działający we własnym imieniu i na własną rzecz tj. wszelkie skutki wynikające z dokonanych czynności przed organem celnym będą bezpośrednio dotyczyć tego podmiotu.
Z zasady pisemności postępowania zgodnie z art. 126 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn.zm.) oraz zasady wszechstronnego wyjaśniania sprawy zgodnie z art. 122 ordynacji podatkowej, organ celny wywodzi konieczność pisemnego informowania organów celnych o fakcie udzielonego pełnomocnictwa, jego zakresu i rodzaju w przypadku agenta celnego. Przepisy prawa nie wprowadzają wzoru pełnomocnictwa w postępowaniu celnym. Wymogiem dla pełnomocnictwa jest jego pisemna forma i precyzyjne określenie podmiotu udzielającego pełnomocnictwa, podmiotu umocowanego i zakresu umocowania.
Pełnomocnictwo dla agencji celnej do reprezentowania podmiotu w zakresie prawa celnego może przyjąć następujący zakres:
Pełnomocnictwo ze wskazaniem agencji celnej, bez wykazywania danych agentów celnych. Takie pełnomocnictwo oznacza, iż każdy z agentów celnych wykonujących zadania z tytułu stosunku pracy lub umowy zlecenia w danej agencji celnej, będzie traktowany przez organ celny jako uprawniony do wykonywania czynności z zakresu wynikającego z pełnomocnictwa. W pełnomocnictwie powinien się znaleźć zapis, że prawo do wykonywania czynności objętych pełnomocnictwem przynależy do wszystkich agentów celnych pracujących w tej agencji celnej – bez względu na rotacje czy zmiany kadrowe w tej agencji. Przy tym typie pełnomocnictwa, za wszelkiego typu aktualizacje związane ze zmianami w składzie osobowym agencji – danymi osób zatrudnionych, a które powinny znaleźć odzwierciedlenie np. w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) systemów informatycznych odpowiada przed organami celnymi upoważniona agencja celna.
Należy przy tym zaznaczyć, iż wszystkie znajdujące się w dyspozycji organów celnych aktualne jeszcze pełnomocnictwa „stałe” – do odwołania i „okresowe” – na czas określony, a wystawione na agencję celną, bez wskazywania agentów celnych, ale niezawierające ww. zapisu dotyczącego rotacji czy zmian kadrowych – uważa się, że jest to właśnie omawiane pełnomocnictwo ze wskazaniem agencji celnej, bez wskazywania danych agentów celnych, chyba że firma, która wystawiła takie pełnomocnictwo z początkiem 2010 r., przekaże organowi celnemu pisemne oświadczenie woli, z którego będzie wynikało, że wystawione pełnomocnictwo należy traktować w inny sposób. Istnieje także możliwość złożenia nowego pełnomocnictwa z zapisem dotyczącym rotacji czy zmian kadrowych.
Pełnomocnictwo ze wskazaniem agencji celnej wraz z listą wszystkich zatrudnionych w niej w tym pracujących na umowę zlecenia agentów celnych. Takie pełnomocnictwo oznacza, iż każdy z agentów celnych z listy, będzie traktowany przez organ celny jako uprawniony do wykonywania czynności z zakresu wynikającego z pełnomocnictwa. Jeżeli w tak wystawionym pełnomocnictwie znajdzie się zapis, że prawo do wykonywania czynności objętych pełnomocnictwem przynależy do wszystkich agentów celnych pracujących w tej agencji celnej – „bez względu na rotacje czy zmiany kadrowe”, to ten typ pełnomocnictwa zrówna się w skutkach prawnych z pełnomocnictwem wcześniej omawianym, wtedy bowiem za wszelkiego typu aktualizacje związane ze zmianami w składzie osobowym agencji – danymi osób zatrudnionych, a które powinny znaleźć odzwierciedlenie np. w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) systemów informatycznych – odpowiada przed organami celnymi upoważniona agencja celna.
Natomiast, jeżeli do pełnomocnictwa załączona jest lista agentów celnych, to brak zapisu dotyczącego rotacji czy zmian kadrowych powoduje, że obowiązek aktualizacyjny – w szczególności w zakresie podmiotu pełnomocnictwa – spoczywa na reprezentowanej firmie.
Należy przy tym pamiętać, iż wszystkie znajdujące się w dyspozycji organów celnych aktualne pełnomocnictwa „stałe” i „okresowe” wystawione na agencję celną, z listą wszystkich zatrudnionych agentów, ale niezawierające ww. zapisu dotyczącego „rotacji lub zmian kadrowych” – uważa się, że dotyczą tylko i wyłącznie agentów wymienionych na liście, chyba że firma, która wystawiła pełnomocnictwo z początkiem 2010 r., przekaże organowi celnemu pisemne oświadczenie woli, z którego będzie wynikało, że dotychczasowe pełnomocnictwo należy traktować jako wystawione na wszystkich pracowników agencji „bez względu na rotacje czy zmiany kadrowe”. Dopuszczalne jest także złożenie nowego pełnomocnictwa z zapisem dotyczącym rotacji czy zmian kadrowych. Należy zaznaczyć, iż po upływie ww. terminu zatrudnieni w agencji celnej agenci spoza list – mimo że wykonują zadania z tytułu stosunku pracy lub umowy zlecenia w agencji celnej umocowanej do działania – będą traktowani przez organy celne jako osoby nieuprawnione do dokonywania zgłoszeń celnych w imieniu firmy.
Pełnomocnictwo dla agencji celnej ze wskazaniem kilku z zatrudnionych w niej pracujących na umowę zlecenia agentów celnych. Takie pełnomocnictwo oznacza, iż – bez względu na przyczyny, które kierowały postępowaniem firmy np. doświadczenie agenta, względy osobiste – postanowiła ona upoważnić tylko konkretnych agentów zatrudnionych w agencji celnej. Wskazanie w treści pełnomocnictwa tylko niektórych agentów celnych będzie jednoznaczne z tym, iż niewymienieni w nim agenci celni – mimo że wykonują zadania z tytułu stosunku pracy lub umowy zlecenia w agencji celnej umocowanej do działania – będą traktowani przez organy celne jako osoby nieuprawnione do dokonywania zgłoszeń celnych w imieniu firmy. Obowiązek aktualizacyjny przy tym typie pełnomocnictwa spoczywa na reprezentowanej firmie.
Jedynym sposobem rozszerzenia tego typu pełnomocnictwa na wszystkich zatrudnionych w agencji celnej agentów celnych jest wystawienie nowego pełnomocnictwa, o którym mowa wyżej. W zakresie typów pełnomocnictw wystawianych na agencje celne powyższe rozważania odnoszą się również do pełnomocnictw jednorazowych, tj. do dokonania jednej czynności przed organami celnymi.
Na koniec należy zaznaczyć, iż z oczywistych względów rozważania w zakresie obowiązku aktualizacyjnego oraz regulacji przejściowych odnoszą się jedynie do pełnomocnictw stałych lub okresowych.
Podstawa prawna:
● rozporządzenie Rady (EWG) Nr 2913/92 z 12 października 1992 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny (WKC) (Dz.Urz. WE seria L Nr 302 z 19.10.1992 r. ze zm.),
● ustawa z 19 marca 2004 r. – Prawo celne (Dz.U. Nr 68, poz. 622),
● ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn.zm.),
● komunikat Ministerstwa Finansów z 12 listopada 2009 r. dot. agentów celnych (Wiadomości Celne nr 4/2009),
● „Pełnomocnictwo dla agencji celnych – Komunikat MF” – MPCiP nr 11/2009.