Podstawowymi elementami cennika za usługę magazynowania są: cena za przyjęcie jednostki ładunkowej paletowej (jednostka ładunkowa paletowa oznaczana jest dla przejrzystości w artykule jako ‘JŁP’), cena za składowanie tej JŁP w gnieździe regałowym lub paczki w miejscu półkowym, cena za przygotowanie paczki lub do wydania wraz z ceną opakowania oraz ceną operacji wydania z magazynu, cena za usługę transportu jeśli w gestii operatora magazynowego jest również organizacja transportu do odbiorcy oraz cena za usługi dodatkowe wykonywane według osobnego zlecenia.
Cena za przyjęcie do magazynu
Cena za przyjęcie JŁP może różnić się w zależności od nakładu pracy, jaki zostanie poniesiony przez pracowników magazynu przy wykonywaniu tej operacji. Zakres prac może obejmować w najprostszym przypadku przyjęcie towaru bez dodatkowej jego identyfikacji, a w najbardziej zaawansowanym wykonanie drobiazgowej kontroli ilościowej i jakościowej każdego opakowania znajdującego się na JŁP.
Im więcej możliwości pośrednich, tym bardziej skomplikowany cennik za tą usługę, ale z drugiej strony większy wybór po stronie klienta.
Cena za składowanie
Cena za składowanie może być podzielona na koszt składowania JŁP w gnieździe regałowym, jak również koszt za przechowywanie towaru o małych gabarytach w miejscu półkowym. W tym miejscu należy poświęcić chwilę na rozróżnienie pojęć: „magazynowanie” oraz „składowanie”. Często są one stosowane zamiennie, ale w istocie pojęcie magazynowania jest zdecydowanie szersze niż drugie przytoczone powyżej.
Co to jest magazynowanie
Magazynowanie oznacza zbiór czynności dokonywanych na materiałach i informacjach przy pomocy ludzi i urządzeń (m.in. wózków widłowych) w całym obszarze magazynu. Zaczyna się od wyładunków środków transportu zewnętrznego i trwa poprzez przyjęcie, składowanie, komisjonowanie, wydanie, aż do załadunku środków transportu zewnętrznego.
Patrząc na powyższą definicję można umiejscowić proces składowania, który obejmuje zbiór prac tylko w strefie składowania takich jak: przemieszczanie wraz z odłożeniem w miejscu składowania, przechowanie oraz podjęcie i przemieszczanie aż do granicy tej strefy. Magazynowanie obejmuje wszystkie czynności wykonywane na materiale w magazynie, a składowanie najzwyczajniej jest jego częścią. Naturalną konsekwencją jest to, iż koszt usługi magazynowania jest ceną całkowitą, jaką widnieje na fakturze, a koszt składowania jest jej składową.
Prócz prawidłowej identyfikacji pojęć, klient powinien być świadomy możliwości dotyczących częstotliwości rozliczania samej usługi składowania. Rozliczenia za dobopaletę, tydzień lub miesiąc – te opcje prawdopodobnie będą do wyboru. Należy pamiętać, że uzgodnienie częstotliwości rozliczeń wymaga uprzedniej analizy wartości rotacji danego towaru (najprawdopodobniej na podstawie danych historycznych).
Cena za przygotowanie paczki
Przygotowanie paczki lub JŁP obejmuje przyjęcie zamówień, wprowadzenie do systemu informatycznego, zdjęcie towaru z regałów lub półek, pakowanie, zabezpieczenie towaru do wysyłki, ważenie, zatwierdzanie wysyłki oraz przyklejenie dokumentu wydania.
Proces samego wydania towaru z magazynu obejmuje odpowiednie oznaczenie towaru zgodnie z regułami wybranego przewoźnika oraz załadunek na przybyły środek transportu zewnętrznego.
Obliczenie kosztu pracy magazynu przy realizacji powyższych czynności zależy od kilku czynników. Przede wszystkim jest to liczba materiałów, z którego będzie składał się skompletowany według zamówienia towar, finalny ciężar, jakim będzie się charakteryzował oraz koszt jego opakowania.
Cena za transport
Często zdarza się, iż operator świadczący usługi magazynowania jest również odpowiedzialny za dostawę przygotowanego towaru do finalnego odbiorcy. Cena za usługę transportu jest wtedy zależna od wagi dostarczanego towaru.
Tą sekcję cennika należy analizować w odniesieniu do cen proponowanych przez zewnętrzne firmy kurierskie w przypadku paczek oraz firmy spedycyjne w przypadku dostawy JŁP. Należy jednak pamiętać, że w umowie z operatorem magazynowym może istnieć zastrzeżenie o dodatkowym koszcie doliczanym do ceny wydania towaru z magazynu, jeśli przewoźnikiem będzie zewnętrzna firma transportowa lub kurierska.
Opłaty za magazynowanie
Do cen za usługi dodatkowe zaliczają się m.in.: opłata za przyjęcie JŁP do magazynu bez uprzedniej jego awizacji, opłata za fotografowanie produktów lub wykonanie specjalnej specyfikacji przyjętego na stan towaru, opłata za składowanie JŁP o wymiarach przekraczających w podstawie standardowe wymiary palet EUR oraz w przypadku jeśli operator magazynowy jest odpowiedzialny również za transport - opłaty za dodatkowe usługi stosowane w transporcie (zastrzeżenia godzin, doręczenia w soboty lub Święta).
Zapoznanie się ze strukturą ceny za usługę magazynowania umożliwi potencjalnemu usługobiorcy prawidłową analizę i możliwość wiarygodnego porównania ofert. Uzgodnione w umowie z operatorem magazynowym warunki cenowe będą obowiązywać prawdopodobnie przez minimum rok, zatem warto poświęcić dodatkowy czas na ich dogłębną analizę.
Stworzy to podstawę do tego, że po podpisaniu umowy zamiast nerwowych comiesięcznych obliczeń kosztu usługi magazynowania, klient będzie mógł się skupić na dopracowywaniu technicznych szczegółów współpracy z operatorem. Ten spokój jest niezwykle potrzebny.