Spółka nabyła flotę samochodów osobowych, które będą udostępniane pracownikom do celów służbowych. Samochody mają być używane tylko do działalności gospodarczej Spółki (wprowadzono zakaz użytku prywatnego samochodów przez pracowników). W Spółce istnieje regulamin używania samochodów służbowych, w którym zapisano, że samochody nie mogą być wykorzystywane do celów prywatnych. Pracownicy korzystający z samochodu będą prowadzili ewidencję przebiegu pojazdów. Spółka zamierza złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o pojazdach służbowych (których zgodnie z regulaminem pracownicy nie będą mogli wykorzystywać do celów prywatnych).
Zobacz też: Jak rozliczyć w VAT wykup samochodu z leasingu operacyjnego?
Pytanie
Czy Spółka będzie mogła odliczyć 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki związane z samochodami?
Odpowiedź
Prawo Spółki do odliczenia w pełnym wymiarze podatku naliczonego od wydatków związanych z samochodami może być kwestionowane. W związku z tym wskazane jest, aby Spółka wprowadziła odpowiednie środki nadzoru wykluczające użycie samochodów przez pracowników do celów prywatnych.
Zobacz też: Definicja samochodu osobowego na gruncie ustaw podatkowych
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika. Powyższy przepis ustanawia zasadę, zgodnie z którą podatnikowi przysługuje jedynie 50% podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (zdefiniowanymi w art. 86a ust. 2 ustawy o VAT). Od tej zasady przewidziano kilka wyjątków, min. w sytuacji wskazanej w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit a ustawy o VAT. W świetle tej regulacji,ograniczone prawo do odliczenia nie ma zastosowania w przypadku gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
Z kolei jak stanowi, art. 86a ust. 4 pkt1 ustawy o VAT, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatni ka dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Zobacz też: Jaka stawka VAT od opłaty za przejazd autostradą?
Do uznania, że dany samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej (co z kolei uprawnia do odliczenia 100% podatku naliczonego) potrzebne jest więc spełnienie 2 warunków:
- sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą;
- podatnik powinien prowadzić odpowiednią ewidencję przebiegu pojazdów.
Jeżeli chodzi o drugi ze wskazanych warunków, to w przedstawionym stanie faktycznym, ze względu na prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów, został on przez Spółkę spełniony. Spółka powinna jednakże pamiętać, aby ewidencja ta spełniała warunki określone przepisami prawa (art. 86a ust. 6-8 ustawy o VAT).
Sporną kwestią może być jednakże to, czy w przypadku Spółki został spełniony warunek nr 1. Spółka, co prawda, przygotowała regulamin korzystania z samochodów służbowych, w którym zabroniono użytku prywatnego przez pracowników, jednakże nie przewidziano żadnych środków które służyłyby wyegzekwowaniu tego postanowienia. Jest natomiast wątpliwe, czy sam zapis w regulaminie pozwala na uznanie, że wykluczono użycie pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Organy podatkowe mogą wskazać, że same zapisy w regulaminie mają charakter teoretyczny, w związku z czym potrzebne są dodatkowe gwarancji wykluczające użycie samochodów do celów prywatnych.
Zobacz też: Czy dodanie współwłaściciela pojazdu należy zgłosić w urzędzie skarbowym?
W związku z powyższym wskazane jest, aby w Spółce istniały procedury wykluczające użycie samochodów przez pracowników do celów prywatnych. Sposobem potwierdzenia braku możliwości użycia prywatnego może być nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. Przykładowo w samochodach mogą zostać zainstalowane systemy GPS. Spółka może też wprowadzić obowiązek zostawiania samochodów po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami. Kwestie te mogą być ujęte w przyjętym przez Spółkę regulaminie.
Brak wprowadzenia takich środków nadzoru mógłby spowodować zakwestionowanie przez organ podatkowy faktu, że dany samochód jest używany wyłącznie do działalności gospodarczej Spółki. To zaś skutkowałoby utratą prawa do odliczenia w pełnym wymiarze przez Spółkę podatku naliczonego od wydatków związanych z tymi samochodami. Patrz np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30.12.2014 r., sygn. IPPP3/443-618/14-2/ISZ (www.epodatnik.pl).
Tekst: Michał Samborski, młodszy konsultant podatkowy ECDDP