Jeżeli przedsiębiorca ponosi koszty wykorzystywania wynajmowanych samochodów osobowych (w rozumieniu art. 4a pkt 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawych - dalej jako ustawa o PDOP), to ciążą na nim odpowiednie obowiązki dokumentacyjne na gruncie tej ustawy. Przedsiębiorca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość wydatków związanych z użytkowaniem tychże samochodów, z uwzględnieniem jednak limitu wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP. Zgodnie bowiem z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków (...) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Zobacz też: Leasing auta a montaż instalacji LPG
W celu więc ustalenia opisywanego powyżej limitu, niezbędne jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa wa art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Zobacz też: Najem samochodu to rozwiązanie dla młodych firm?
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Zobacz też: Wynająć samochód, czy kupić na własność?
Jeżeli ewidencja przebiegu pojazdu nie zawiera wszystkich danych wymienionych w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP, organ podatkowy może zakwestionować zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wartości wynikających z omawianych ewidencji. Posiadanie ewidencji niekompletnej może być bowiem uznane za nieposiadanie ewidencji w ogóle.
Jednocześnie jednak same opłaty za wynajem mogą w całości stanowić koszt uzyskania przychodów poza limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP (nawet, jeśli podatnik nie prowadziłby ewidencji przebiegu pojazdu w ogóle). Pomimo bowiem, że wśród organów podatkowych do niedawna dominowało stanowisko, zgodnie z którym koszty takie należy rozliczać uwzględniając limit tzw. kilometrówki (np.: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 listopada 2012 r. znak IPPB3/423-652/12-2/GJ) , nie zyskało ono akceptacji w orzecznictwie sądów administracyjnych. Sądy wskazywały, iż czynsz najmu samochodów nie mieści się w pojęciu kosztów eksploatacyjnych pojazdu, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP. Z uwagi na występujące w tym zakresie kontrowersje, Minister Finansów wydał interpretację ogólną, wskazując, że czynsz najmu należy rozliczać poza limitem tzw. kilometrówki (interpretacja ogólna z 8.11.2013 r., znak DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005). W efekcie, czynsz najmu może w całości stanowić koszt uzyskania przychodów na zasadach ogólnych (tj. po wykazaniu związku z przychodem). W zakresie objętym limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt. 51 pozostają więc koszty paliwa i inne wydatki bezpośrednio związane z używaniem samochodu wynajętego (np. okresowe przeglądy, wydatki na materiały eksploatacyjne itp.).
Tekst: Grzegorz Wachołek, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego