Skutki udostępniania pracownikom samochodów do celów prywatnych
Nieodpłatne udostępnianie wskazanych samochodów do celów prywatnych pracowników wyłączy możliwość dokonywania pełnych odliczeń od tych samochodów. Udostępnienie takie powinna poprzedzić aktualizacja informacji VAT-26 (w celu wykreślenia z niej pojazdów udostępnionych do celów prywatnych pracowników) i ograniczenie kwot odliczanego VAT od wydatków dotyczących tych pojazdów do 50%. Inaczej będzie, gdyby Państwa spółka wynajęła samochody pracownikom zamiast je im nieodpłatnie udostępniać do celów prywatnych. Obecnie, pojazdy, które uprawniają do pełnych odliczeń VAT, dzielimy na:
- pojazdy samochodowe uprawniające do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy,
- pozostałe pojazdy samochodowe; pojazdy należące do tej grupy uprawniają do pełnych odliczeń, jeżeli sposób ich wykorzystywania przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (art. 86a ust. 1 w zw. z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT).
Z treści pytania wynika, że posiadane przez Państwa spółkę pojazdy należą do drugiej z wymienionych grup. Świadczy o tym złożenie przez spółkę informacji VAT-26, która jest składana tylko w przypadku pojazdów należących do tej właśnie grupy (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).
Nieodpłatne udostępnianie pojazdów do celów prywatnych pracowników w okresie letnim niewątpliwie wyłącza możliwość uznania, że w tym czasie będą one należały do drugiej z wymienionych grup pojazdów uznawanych za wykorzystywane wyłącznie w działalności. Udostępnienie takie powinna zatem poprzedzić aktualizacja informacji VAT-26 (w celu wykreślenia z niej pojazdów udostępnionych do celów prywatnych pracowników) i ograniczenie kwot odliczanego podatku od wydatków dotyczących tych pojazdów do 50% (ze względu na brzmienie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT).
Powrót do dokonywania pełnych odliczeń od tych wydatków będzie możliwy w związku z powrotem sytuacji, w której sposób wykorzystania tych samochodów przez Państwa spółkę, zwłaszcza określony w ustalonych przez nią zasadach ich użytkowania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (co będzie możliwe najwcześniej po zakończeniu udostępniania samochodów pracownikom do celów prywatnych). W celu dokonywania takich pełnych odliczeń spółka będzie po raz kolejny musiała zgłosić te samochody naczelnikowi urzędu skarbowego, składając informację VAT-26.
Spółka musi przy tym pamiętać, że zdaniem Ministerstwa Finansów (patrz broszura informacyjna z 1 kwietnia 2014 r. pt. „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi"):
(...) zmiana wykorzystywania pojazdu musi mieć charakter trwały i stały, potwierdzony obiektywnymi MF okolicznościami, znajdującymi swój wyraz m.in. w zmianie zasad używania pojazdu, określonych przez podatnika. Krótkookresowe (np. tygodniowe) zmiany wykorzystywania pojazdu wskazują na użytek „mieszany" pojazdu od samego początku ponoszenia wydatków związanych z pojazdem - wskazują bowiem na możliwość użytku prywatnego.
Biorąc pod uwagę przytoczone wyjaśnienie MF, konieczne jest, aby okresy udostępniania pojazdów do celów prywatnych pracowników były okresami stosunkowo długimi (np. 2 miesiące wakacji) oraz aby towarzyszyły im stosowne zapisy w dokumencie określającym zasady ich używania. W przeciwnym razie spółka musi się liczyć ze zwiększonym ryzykiem uznania przez organy podatkowe, że udostępnianie samochodów pracownikom świadczy o tym, iż cały czas (a więc również w okresach zgłoszonych jako okresy, w których pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej) samochody te mogą być wykorzystywane do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Inaczej mogłaby wyglądać sytuacja, gdyby samochody, o których mowa, były pracownikom do celów prywatnych wynajmowane. Należy bowiem zauważyć, że wynajmowanie rzeczy, w tym pojazdów samochodowych, stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu VAT (jako wykorzystywanie towarów w sposób ciągły dla celów zarobkowych - art. 15 ust. 2 zdanie drugie ustawy o VAT). Prowadzi to do wniosku, że wynajęcie samochodu (np. pracownikowi do celów prywatnych) stanowi jego użycie do celów związanych z działalnością gospodarczą. Wynajęcie samochodu nie powoduje zatem, że pojazd samochodowy podatnika jest wykorzystywany do celów niezwiązanych z tą działalnością, a więc przestaje być on pojazdem samochodowym uprawniającym do pełnych odliczeń. MF może jednak taki najem potraktować jako próbę obejścia przepisów. Wskazuje na to treść wyjaśnień Ministerstwa Finansów (patrz broszura informacyjna z 1 kwietnia 2014 r. pt. „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi"), w których czytamy, że:
(...) jeżeli zostaną zawarte umowy z pracownikami na wynajęcie pojazdów dla celów używania ich MF prywatnie, w sytuacji gdy wynajem nie stanowi podstawowej działalności przedsiębiorstwa, a ceny wynajmu nie są cenami rynkowymi, co łącznie może wskazywać na próbę obejścia przepisów implementujących decyzję derogacyjną.
Z przytoczonego fragmentu wyjaśnień można wnioskować, że zdaniem Ministerstwa Finansów - gdy wynajem nie stanowi podstawowej działalności podatnika - ceny wynajmu samochodów pracownikom muszą być rynkowe. Tylko wówczas będzie możliwe uznanie, że samochody są nadal wykorzystywane wyłącznie w działalności. Z treści pytania nie wynika, że wynajem pojazdów stanowi podstawową działalność spółki. Jeżeli zatem spółka będzie wynajmować pracownikom samochody po cenach rynkowych, nie dojdzie do wykorzystywania tych pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, a w konsekwencji do utraty prawa do dokonywania pełnych odliczeń od wydatków dotyczących tych samochodów.
Podstawa prawna
• art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r.
poz. 211