Do załatwienia formalności związanych z rejestracją pojazdu, oprócz aktualnego dowodu rejestracyjnego i karty pojazdu, jeżeli taka istnieje, będzie konieczna umowa kupna – sprzedaży. Z formalnego punktu widzenia umowa taka musi zawierać jedynie dane personalne sprzedawcy i nabywcy, opis przedmiotu transakcji, zawierający co najmniej markę, typ i rok produkcji pojazdu, jego numer VIN i dotychczasowy numer rejestracyjny oraz cenę uzgodnioną między stronami. Wzory takich umów są dostępne w internecie. Tak napisana umowa, choć do zarejestrowania pojazdu w zupełności wystarczy, nie chroni w najmniejszym stopniu ani interesów sprzedającego, ani kupującego.
W przypadku kupna pojazdu od osoby prawnej trzeba koniecznie sprawdzić, czy pod umową są podpisy upoważnionych do występowania w imieniu tej osoby. Można to zrobić w Krajowym Rejestrze Sądowym lub sprawdzić w aktualnym wypisie z rejestru, jaki musi się znajdować w siedzibie osoby prawnej. Czasem wydział komunikacji może zażądać przedłożenia aktualnego wypisu z KRS, np. jeżeli osoba prawna sprzedająca samochód nie zajmuje się na co dzień handlem samochodami, lub w razie uzasadnionych wątpliwości co do uprawnień osób, które złożyły podpisy pod umową.
Zobacz też: Stowarzyszenia użytkowników pojazdów zabytkowych
W przypadku kupna samochodu od kogoś, kto „nie zdążył” zarejestrować go na swoje nazwisko po zakupie od poprzedniego właściciela, wydział komunikacji może zażądać, aby sprzedający sporządził stosowne oświadczenie, w którym musi być informacja o tym, że jest on świadomy odpowiedzialności karnej za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą lub zatajanie prawdy. Druki takich oświadczeń są dostępne w siedzibach lokalnych samorządów. W żadnym wypadku nie należy kupować pojazdu w oparciu o umowę, na której jego poprzedni właściciel złożył podpis in blanco, zaś sprzedawca nie figuruje w żadnych dokumentach pojazdu.
Do wymienionych wcześniej dokumentów należy dołączyć wniosek o rejestrację pojazdu, wypełniony na specjalnym druku, stare tablice rejestracyjne i dowód uiszczenia odpowiedniej opłaty, o wysokości której poinformuje pracownik wydziału komunikacji. Należy także pamiętać o badaniach technicznych, dopuszczających pojazd do ruchu. Jeżeli poprzednie utraciły lub mogą w najbliższym czasie utracić ważność, należy wykonać nowe w uprawnionej do tego stacji diagnostycznej. Badania może przeprowadzić jedynie diagnosta, posiadający odpowiednie upoważnienia.
Zobacz też: Co to jest pojazd zabytkowy?
Od niedawna pojazd można zarejestrować przez internet, bez konieczności osobistej wizyty w wydziale komunikacji.