Zasady wydawania pracownikom napojów i posiłków profilaktycznych wynikają bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Na tej podstawie pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Jak wynika z rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych:
1) posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, w formie jednego dania gorącego a gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, wówczas może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych albo przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych od pracodawcy produktów,
2) napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.
Zobacz też: Odliczenie VAT przy wykorzystaniu prywatnego samochodu w celach służbowych
Rozporządzenie wskazuje również rodzaj pracy, której wykonywanie nakłada obowiązek zapewnienia posiłków oraz szczegółowo określa wartości kaloryczne samych posiłków.
Na gruncie podatkowym w zakresie kwalifikacji wydatków ponoszonych na zapewnienie posiłków profilaktycznych dla pracowników zastosowanie znajdzie ogólna regulacja odnosząca się do kosztów uzyskania przychodów, (art. 22 ustawy o PDOF oraz art. 15 ustawy o PDOP). W odniesieniu do kosztów nabycia produktów żywnościowych, szczególnie istotna jest ocena prawna, czy przyjęty sposób (forma zapewnienia, ilość – kaloryczność) realizują obowiązki ustawowe Spółki w zakresie posiłków profilaktycznych. W przypadku pozytywnej oceny, która jest możliwa jedynie poprzez odniesienie stanu faktycznego do obowiązków wynikających z przywołanego rozporządzenia, wydatki Spółki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. W przeciwnym razie, istnieje znaczne ryzyko związane z kwalifikacją kosztów jako kosztów podatkowych (będą to bowiem wydatki na zakup produktów spożywczych ewentualnie zakup usług zapewnienia posiłków od podmiotów zewnętrznych ). Pracodawca powinien w takim przypadku udowodnić, że nabywane produkty (usługi zapewnienia posiłków) wykazują związek z pracą świadczoną na jej rzecz, a nie są przeznaczone do użytku prywatnego, co wydaje się zadaniem utrudnionym. Powyższe nie jest jednak wykluczone i może mieć miejsce np. w okresie wytężonej pracy, pracy w nadgodzinach – tak przykładowo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 18 września 2009 r., sygn. IPPB5/423-468/09-4/JC.
Zobacz też: Urządzenie do automatycznego generowanie raportów VAT
W zakresie skutków podatkowych po stronie pracownika należy wskazać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zastosowanie powyższego zwolnienia jest ściśle uzależnione od spełnienia zasad przyznawania świadczeń regulowanych przepisami szczególnymi (rozporządzenia). Przygotowanie posiłków w inny sposób niż wynikający z regulacji rozporządzenia może być podstawą kwestionowania przez organy podatkowe prawa do zastosowania zwolnienia regulowanego art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF i obowiązkiem rozpoznania po stronie pracowników podlegającego opodatkowaniu przychodu.
Zobacz też: Modele telefonów dla pracowników różnych szczebli
Co w przypadku kuponów żywieniowych?
Przepisy powołanego powyżej rozporządzenia Rady Ministrów nie przewidują wydawania pracownikom kuponów żywieniowych. Należy jednak zauważyć, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.
W przypadku więc gdy pracodawca nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków profilaktycznych i w tym zakresie podejmie decyzję o wydaniu pracownikom kuponów żywieniowych uprawniających do nabycia gotowych posiłków lub produktów spożywczych służących do przyrządzania przez pracowników posiłków we własnym zakresie, wartość wydanych przez pracodawcę kuponów może korzystać ze zwolnienia regulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PDOF (por. stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 8 czerwca 2012 r. sygn. IPTPB1/415-169/12-4/MD).
Tekst: Tomasz Musialski - Konsultant Podatkowy w Dziale Podatków Bezpośrednich ECDDP Sp. z o.o.