Z punktu widzenia klienta korzystającego z usług kurierskich jest ustalenie przejrzystego sposobu ich rozliczania.
W obecnie funkcjonującym schemacie prawa brak jest definicji usługi kurierskiej. Pomimo tego określenie „niemającej powszechnego charakteru usługi polegającej na ekspresowym przewozie i doręczeniu przesyłek w gwarantowanym terminie” w pełni określa istotę opisywanej usługi.
Paczka jest jedna, przesyłka to zbiór paczek
Już z tej umownej definicji usługi kurierskiej można wyodrębnić podstawową różnicę pomiędzy pojęciem paczki i przesyłki. Przesyłka jest pojęciem zdecydowanie bardziej ogólnym niż paczka. Używając terminologii matematycznej przesyłka jest zbiorem, a paczka jej podzbiorem, przy czym w tym przypadku zbiór może składać się z nieograniczonej liczby podzbiorów. Inaczej mówiąc na jedną przesyłkę może składać się kilka paczek, natomiast ta zależność nie działa w odwrotną stronę.
Idąc dalej: tylko w jednej sytuacji paczka może stać się przesyłką a przesyłka paczką. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy klient firmy kurierskiej planuje wysłanie jednej paczki do odbiorcy. W takiej sytuacji uprawnione jest zamienne stosowanie obu pojęć.
Schemat rozumienia znajduje potwierdzenie w regulaminach największych firm kurierskich działających na polskim rynku.
Dla przykładu firma DPD Polska Sp. z o.o. w informacji o warunkach ubezpieczenia przedstawia następujące pojęcia: paczka – „jednostkowy przedmiot oddzielnie zapakowany i fizycznie odrębny od innych przesyłanych przedmiotów”, przesyłka – „przedmioty określone w jednym liście przewozowym stanowiące jedną lub więcej paczek”.
Spółka K-EX w regulaminie świadczenia usług przewozowych i pocztowych dla przedsiębiorców wskazuje następująco: paczka – „opakowanie jednostkowe zabezpieczające rzeczy na czas procesu transportowego w sposób określony w regulaminie”, przesyłka – „opakowania przyjęte do przewozu w ramach jednego dokumentu przewozowego celem odbioru od jednego nadawcy i dostawy do jednego odbiorcy”.
Ostatnim przytoczonym przykładem jest Siódemka S.A i Regulamin Świadczenia Usług. Zdefiniowane tam pojęcia to: paczka – „rzecz lub rzeczy umieszczone w pojedynczym opakowaniu”. Przesyłka – „rzeczy przyjęte do przewozu i doręczenia na podstawie jednego listu przewozowego lub innego dokumentu przewozowego”.
Jaką główną wartość dla przedsiębiorcy korzystającego z usług kurierskich ma znajomość prawidłowego znaczenia pojęć paczki i przesyłki? Przede wszystkim jest to dopasowanie sposobu rozliczenia za usługę do charakterystyki wysyłanego towaru. Jeśli główny udział w całkowitym wolumenie wysyłkowym stanowią paczki warto jest ustalić z firmą kurierską cennik paczkowy. Ten sposób rozliczania określa stałą stawkę za wysłanie jednej paczki w określonym przedziale wagowym.
Jeśli jednak charakterystyka wysyłkowa wskazuje na większy udział przesyłek korzystniejsze dla przedsiębiorcy jest ustalenie cennika wagowego. Ten sposób rozliczania uniezależnia cenę usługi kurierskiej od liczby wysyłanych paczek. Podstawową jednostką rozliczenia jest w takim układzie całkowita waga towaru, jaki jest wysyłany na podstawie jednego listu przewozowego do jednego odbiorcy. W celu dokładniejszego zrozumienia różnicy posłużę się dwoma przykładami:
Przykład 1 – przewaga paczek w strukturze wysyłkowej Przedsiębiorcy „A”
Przedsiębiorca „A” prowadzi księgarnię internetową. Wśród sprzedawanych książek nie ma dużych atlasów geograficznych lub innych gabarytowo wielkich pozycji. Każde zamówienie (nawet jeśli liczy kilka książek) pakowane jest do jednego kartonu i wysyłane za pomocą firmy kurierskiej do odbiorcy.
Przedsiębiorca „A”, podpisując umowę z firmą kurierską na realizację dostaw zaznacza, iż podstawą do określenia ceny za usługę jest jedna paczka w określonym przedziale wagowym. Przedziały wagowe do rozliczeń ustala się na podstawie danych statystycznych z ostatniego okresu (ostatnie 6 lub 12 miesięcy) biorąc pod uwagę najczęściej powtarzające się wagi wysyłanych zamówień.
Przykład 2 – przewaga przesyłek w strukturze wysyłkowej Przedsiębiorcy „B”
Przedsiębiorca „B” prowadzi sklep internetowy z akcesoriami do domu. Asortyment i ceny w tym sklepie są na tyle atrakcyjne, że klienci w zdecydowanej większości w jednym zamówieniu kumulują kilka produktów, chcąc, aby zamówiony w sklepie internetowym towar przyjechał do nich w jednej partii.
Gabaryty zamówionych towarów są czasem tak różne, ze właścicielowi sklepu ciężko jest przygotować do wysyłki jedną paczkę, a klient kumuluje zamówienie, aby nie płacić podwójnie czy potrójnie za każdą paczkę w dostawie. W takiej sytuacji przedsiębiorca „B” podpisując umowę z firmą kurierską zaznacza, że cena zrealizowanej usługi nie może zależeć od liczby paczek, a jedynie od wysyłanej wagi do jednego odbiorcy, na podstawie jednego listu przewozowego.
Jeśli na przykład 1 zamówienie stanowią 3 paczki, każda waży 4 kg, to klient nie płaci trzy razy za każdą paczkę osobno, tylko raz za przesyłkę o wadze 12 kg.